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防控外贸风险,外贸进出口全流程操作实务

外贸出口流程主要包括:报价、订货、付款方式、备货、包装、报检、报关、装船、提单、交单、结汇。用几个字来简单概括的话,就是“约-货-款-运-单”。

和国内贸易相比,多了或更强调“单”即运输单据,比如发票、装箱单和提单等,其中海运提单是货权凭证,一定意义上提单就是货也是款,这是由国际贸易的政策、运输、货币等特殊性决定的。

一、报盘

在国际贸易中一般是由询盘、报盘作为开始。

通俗意义上也可以说“询价、报价”,但实际磋商的内容包括:所购产品量的标准等级、质量等级、规格型号、技术参数、包装方式、交货期的要求、运输方式,然后是价格。

常用的报价基于三种贸易术语:

FOB“船上交货”
CNF“成本加运费”
CIF“成本、保险费加运费”
在一份专业的报价中,价格术语是核心部分之一。

选择以FOB价成交,在运费波动不稳的市场条件下对我们有利。但在由于是进口商与承运人联系派船的,货物一旦装船,出口商对出口货物的控制力小,而且延船等因素会造成我们相应的费用或损失。

在CIF价出口的条件下,船货衔接问题可以得到较好的解决,使得出口商有了更多的控货权、灵活性和机动性,而且在运输和保险上也可赚一点差价,出口盈利才有保障。但一些大的进口商,以自己可以在运输、保险方面得到优惠条件而要求中国出口商以FOB价成交,就是在保证自己的控制权。所以即使出口商提供很优惠的条件,也很难将价格条件改过来。

所以到底是迎合买家的需要,还是坚持自己的原则,出口商在报价时多加斟酌十分必要,要看出口商的着重点与眼光。

作为一名业务人员,只懂外贸或仅通单证、航运,有可能会挂一漏万,真正高水平的业务人员,总能利用各种贸易属于扬长避短,CIF和FOB的选择就是最好的证明。要想在国际贸易这一难度高、风险大的行业中立于不败之地,重视对信息情报的收集也是相当重要的。

而从报价过程中以及与客人商定价格中,最能看出一个业务员的综合水准。

总的来说:

一要选择合适的术语
二要了解价格组成的结构
三要掌握报价空间与层次性策略。

二、接单(签约)

贸易双方就报价达成意向后,一般需签定《购货合同》(Sales Contract),约定商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、目的港、付款方式、索赔、仲裁等内容这标志着出口业务的正式开始。

但是这是正式的做法,一般适合于在与大、中型国外采购商做生意的情况下。

随着现在国际贸易的发展,双方在这一环节上都追求灵活性和效率性,所以一个新客户通过Email/Fax/MSN发送正式定单或甚至只是语句性的描述的方式都可以下发定单,你确认了“合同”也就成立了,当然这也符合《合同法》的规定的。

但在没有和客户签订正式《购货合同的情况下,为了起码的安全保障也便于双方后续的沟通和操作,很多公司都要给客户开个《形式发票》(Proforma Invoice),上列型号、规格、数量、价格、包装、装运期、目的港口、付款方式等。

三、付款方式

最常用的国际付款方式有两种,即LC和TT。

1、LC信用证分为光票信用证和跟单信用证两类,但最常用的还是跟单信用证,即附有指定单据的信用证。简单地说,信用证是保证出口商收回货款的保证文件,是银行信用。

远期和即期信用证的选择,不一定即期的就好,要根据具体情况而定:如果做即期又对开证行信用或不符点担心则最好要求客户安排保兑,就成了“双保险”;做远期的话,银行都提供贴现的融资业务,不过要收取贴现率,目前一个月约是信用证金额的0.5%,如LC90Days则为1.5%,这个要在定合同的时候与客户协商好,需由客户承担。

2、TTTT付款方式是以外汇现金方式结算,由客户将款项汇至贵司指定的外汇银行账号内,有前、后TT之分,“前、后”是相对于(排产或)船期来讲的。

注意:如果对新客户采取又是LC远期或不保兑的即期,或者说对老客户采取远期D/P、D/A甚至OA这样的方式,有一个办法可以既规避收汇风险又可以留住生意甚至扩大生意,那就是投“出口信用保险”。

四、备货

备货在整个贸易流程中,居于举足轻重的重要地位,技术、品质、数量和交期须按照合同逐一落实,尤其在LC付款条件下交期更显重要。

业务员必须要在整个过程中紧密关注并做好协调,尤其对生产和品质比较弱的企业。五、包装很多国内企业不重视这一点,其实不管民用、商用还是工用产品,包装都是产品的重要组成部分,必须要在保护性、唛头标识上做到合格和专业。

六、报检

1、属法定检验的出口商品,须办出口商品检验证书,这是出口报关的前提。

目前我国进出口商品检验工作主要有四个环节:报检---接受报验---抽检---发证。

2、有的客户还会要求第三方机构的检验证书或自己派验货员过来检验,我们也需要及时联络、送检(或接检)和取得证书,在LC付款方式下,此检验证书也是需要提交的重要单据。

七、报关

须由专业持有报关证人员,持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验证书等文本去海关办理通关手续。

但是,很多公司目前都是由委托货代来做报关的,为了效率和专业。

八、装船

无论做FOB还是CIF,我们都要积极与货代联系定舱,越早越好,让货代选择价格优惠、信誉好、船期、航程合适的船公司,应在交货期两周之前向货代发出书面定舱通知,随后尽早确认拉柜(也叫做箱、做柜)日期。

装柜日确定后,我们要与生产更紧密沟通进度确保装柜。

在装柜日,最好亲自或安排监装,如果要客检那同时还要提前安排好时间的衔接。柜拉了,海关放行了,装船了,船开了,要配合货代认真对单,CIF情况下要安排好付运海运费,要确认货代及时给你投保了,从而第一时间取得正确的提单和保单。

注:整柜的截关时间一般与拉柜日要隔2天,否则冲关的话有可能爆舱或被甩柜。需要熏蒸的话,截关时间与拉货日还要再多预留1天。

走散货的话,截关时间与拉货日还要再多预留2天。

九、交单

结汇提单是出口商办理完出口通关手续、海关放行后,由外运公司签出、供进口商提货、结汇所用单据。提单的审核非常重要,否则回导致很多麻烦。

着重审核:提单种类、份数、抬头、收货人、通知人、出单人、承运人、指示方、装货港、卸货港、货物描述、转船分批装运描述、清洁性描述、装船批注、背书描述,原则是要符合信用证要求、事实和常理。

要确保提单是物权凭证,降低风险,就须要求提单是:“由船公司签发的三分之三全套已装船清洁海运提单”,也就是:Ocean B/L或Marine B/L、Clean、Shipped On Board、3/3 Full Set;

要提高灵活性,就允许提单可以背书流通。按照信用证规定,将内容正确且份数一定的提单,连同商业发票、装箱单,如果客户有要求还须及时备齐原产地证等文件,在确认货款全部TT到帐后寄给客户或LC收妥无误后交银行议付结汇。

当然,单证和财务人员还需要办理出口收汇核销和退税手续。以下是一个外贸公司的出口流程全图,我的珍藏,拿出分享。以上说的是获得客户源后的业务工作(Sales),完整的外贸工作至少还包括前端的国际市场开拓(Marketing)。

在有的公司一个外贸业务员身兼这两种职能,有的还承担了高阶的Project Management职能,但在外企一般都是分工细化了的。

无论如何,外贸业务工作,首先要对外贸流程有总体的把握,外贸业务环节要专和精,单证和航运知识要在统筹了解的基础上积极深入学习并总结,这是真正成为外贸高手的必经之路。

外贸流程全步骤

一.客户询盘通常在客户下purchase 之前,都会有相关的Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

二.报价业务部及时回复客户查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,proa Invoice 给客户做正式报价。

三.得到订单经过洽谈,收到客户正式的订单purchase

四.下生产订单得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

五.业务审批业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之制成销售订单,交给部门进程员跟进。

六.下达生产通知业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:

1:如果是付款的客户,通常是在交货期前1个月确认LC已经收到,收到LC后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

2:如果是TT付款的客户,要确认定金已经到账。

3:如果是放帐客户,或通过DA等方式收汇等,需经理确认。

七.验货

1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

八.制备

基本文件,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。电子商务是全世界的大趋势。为了赶上潮流,中国2300万家中小企业中有很多都在绞尽脑汁希望寻找一条近路,尽快地搭上电子商务的快车。

九.商检

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单条。

十.租船

订仓:

1.如果跟客人签定的交易合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING 通常在开船一周前可拿到定仓纸。

2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

十一.装柜

1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。

要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话.

3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

十二.委托报关

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

补充回答:

十三. 获得运输文件

1.最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找LC或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等.

2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需外商确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

十四. 准备其他文件

1.商业发票:LC 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与LC上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。LC上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

2.原产地证书: A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在LC 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时LC要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

十五.交单

1.采用LC收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

2.采用TT收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。3.如果TT收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

补充回答:

十六.业务登记

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

十七.文件存档

所有的LC和议付文件必须留存一整套以备查用。许多人对我说:现在的生意难做,客户真难侍侯,不管你怎么做,他/她还是不满意。这是个普遍存在的问题。

大家都认为:

要使客户满意,关键是要不断提高产品质量和服务质量。

大报小报都这么说,这种说法对不对?

错!提高客户满意度的关键不在这里。

关键是什么?

提高客户满意度的关键是:您必须按自己的实际能力,有效地控制您客户对您产品或服务的期望值。

十八.单证员

平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助。

一、交易磋商

1、业务人员收到客户的寄样要求(如提供图纸;提供样品等),首先记录下客户要求寄样的样品信息及要求,并填写寄样申请单,在经过审核后,样品负责人员根据客户的要求准备样品。

2、在准备好样品后,业务人员将样品邮寄给客户,并记录本次寄样的信息(包括寄样的日期、哪个快递公司、费用、是否收取费用等)。

3、如果客户对样品不满意,或者要求改进后再寄,则业务人员原记录下这些信息,并重复1、2步骤;

4、如果客户对样品确认合格,则业务人员草拟(业务人员快速查询该产品的报价的历史记录、该产品的已成交的历史记录及厂家的报价情况);

5、经过多次磋商,客户接受报价。业务人员根据该份报价单制作订单(合同或)传真给客户会签; 6、业务人员根据订单,填写成本测算单。

二、落实

或 1、根据订单里的付款方式,进行相应的落实:

a)L/C在签订订单后,及时进行催证。收到客户的信用证,进行认真的审证,并做好记录,主要包括以下几个主要方面:

1)开证行 例:BNP PARIBAS (CANADA) MONTREAL

2) 例:江苏省分行

3)信用证号 例:63211020049

4)开证日期 例:2001年1月29日

5)信用证有效期及地点 例:2001年4月10日,中国

6)申请人 例:FASHION FORCE CO., LTDNEW TERMINAL, ALTA, VISTA OTTAWA, CANADA

7)受益人 例:NANJING SICO TEXTILE GARMENT CO., LTD.NO.85 GUANJIAQIAO, NANJING

8)信用证金额 例:USD32640.00

9)商品描述 例:SALES CONDITIONS: CIF MONTREAL/CANADA SALES CONTRACT NO. F01LCB05127LADIES COTTON BLAZER (100% COTTON, 40SX20/140X60) STYLE NO. PO NO. QTY/PCS USD/PC 46-301A 10337 2550 12.80

10)及转船运输 例:不允许分批装运,允许转运,从中国运至港口

11)最后装船期 例:2001年3月25日

12)要求 例:六份,受益人代表签名;加拿大四份

13)附加条款

a)例:如果提供的单据不符合信用证条款的规定,每个不符点55美金;本信用证的数量和金额有3%的溢短。 记录该信用证的信息,如果其中有问题,及时要求客户改证,并且将每次改证信息进行记录,直至信用证无误。而后,收到客户的有效信用证。

b)前T/T1)收到客户的电汇款,对该预付款信息(包括收到客户名称、日期、金额等)进行登记。

c)其它方式

2、对于非L/C方式的订单,业务人员对应订单填写非L/C方式申请单,申请单需要经过审批才生效;

三、出口备货

1、在收到信用证或预付款的前提下,开始进行备货。根据订单制定单,经过审批后,下达到进行生产;

2、在备货过程中,生产部同步进行生产进度汇报,对生产完的产品进行入库登记,以便业务人员掌握整个订单的生产进度。

四、租船

1、在备货的同时,如果本票业务不为客户指定,则向货运代理公司询价,确定本次出运的。

2、在货物全部生产、包装完毕后,生产部制作,业务人员根据报来的装箱单,结合合同及信用证货物明细描述,开列出仓。

3、储运部门根据出仓通知单、工厂制的装箱单、信用证统一缮制全套的出运单据。出运单据包括出口货物明细单、、商业发票、装箱单。

4、单证储运部门先将出口货物明细单传真给货代公司进行配船订舱,确认配船和费用后,准备全套据(出口货物明细单、、出口货物单、商业发票、装箱单、等)寄到货代公司用于报关、出运;

5、在货代公司确认配船和费用后,收到货代公司送货通知单(要求在指定日期前将货物运至指定仓库)。

五、出口报检

1、如果属于法定检验的商品范围(属于《种类表》商品范畴),在商品报关时,报关单上必须有机构的检验放行章方可报关。

2、申请出口商品检验时,公司商检负责人员必须通过九城及榕基软件进行,货物经检验合格,附报检、、信用证复印件、商业发票、装箱单、纸箱证等单据取得商检局出具,寄到货代公司用于报关。

六、申领

1、单证人员凭出口货物明细单在本公司申领单。

2、如果核销单已用完,需到申领出口单。

具体操作如下:

a)在到外汇局申领核销单前,先上网向外汇局申请所需领用核销单份数;

b)外汇局确认公司已上网申领核销单后,凭公司核销员所持本人操作员IC卡、核销员证向该核销员发放核销单;

c)外汇局根据公司网上申领的核销单份数和外汇局本地核销系统确认的出口企业可领单数两者中的较小数,向公司发放核销单。

七、 2pX+Y6zna

1、单证部门拿到核销单后,将货代公司报关所需的报关委托书、出口货物报关单、出口收汇核销单、商业发票、装箱单、外销合同用快件寄出。联系并确认货代公司收到上述单据。

2、公司负责商检的人员将商检换证凭单寄给货代公司,货代公司凭收到的商检换证凭单,到出入境检验检疫局换取。

3、公司根据货代公司的送货通知按时将货物送到货代公司指定的仓库(根据新的规定要求:货物的出口报关必须在货物进入港口仓库或整箱进入堆场后才能进行)。

4、报关前,先上网向出口口岸地进行核销单的口岸备案,并如实向海关申报成交方式(如CIF),按成交方式申报成交总价、运费等,以后外汇局即根据实际成交方式及成交总价办理收汇核销手续。

5、报关时需填写中华人民共和国海关出口货物报关单(白色的报关联和黄色的联),并随附报关委托书、商业发票、装箱单、出口收汇核销单、出境货物通关单等单证向海关报关,海关依此份报关单验货,并退回已盖章的核销单和两份报关单。报关通过后,货代公司安排集装箱拖货至船公司指定的码头。

6、注意事项:

a)未进行口岸备案的核销单不能用于出口报关,对已备案成功的核销单,还可变更备案。

b)报关时必须要“出口收汇核销单”,否则海关不予受理。货物出境后,海关在核销单上加盖“放行章”或“验讫章”,并随同加盖海关“验讫章”的一份带有海关编号的白色报关单、一份黄色的报关单出口退税联一同返还口岸代理货代公司(从海关退回一般需1个月左右),最后口岸代理货代公司寄给公司用于向外汇管理部门核销。

八、装船出运

7、货代公司接到公司的订舱委托后,根据公司提供的出口货物明细单缮制集装箱货物,这是外运机构向船公司订舱配载的依据。该托运单一式数联,分别用于货主留底、船代留底、运费通知、、缴纳出口货物港务费申请书、、货代留底、、场站收据副本(大副联)等。其中比较重要的单据有:装货单(Shipping Order: S/O)和场站收据副本(Mate s Receipt;;;; M/R)。

8、货物离港前,货代公司传真回本公司确认。

9、在确定货物安全离港后,公司传真装运通知给国外客户。

10、公司将海运复印件、商业发票、装箱单、海关发票、用DHL寄给客户供其作进口清关用,同时将DHL回执留存准备缮制议付单据。

11、注意事项:

a)将来船公司签发的提单上相应栏目的填写也会参照的写法,因此,托运人、收货人、通知人这三栏的填写应该严格按照信用证提单条款的相应规定填写。

千万别把学习的顺序搞反了:
(1)不是出现风险才去学习,而是学习之后去规避风险。
(2)不是等出了问题,才想到去弥补,而是做好准备了才不会出问题。

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