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如何帮助国外客户亮相中国

与中国优秀企业满怀豪情走出国门一样,国外一些急需叩开中国市场大门的新锐公司在亮相中国之前也同样怀着激动与期待的心情。作为中国本土专业的公关公司,不仅要首先面对纯外语的工作环境,而且在沟通、接待、执行的每个环节都将遇到更专业性的挑战。如何帮助国外客户来一个华丽亮相,本文将做详细阐述。
  高效沟通是关键
  每一个公关人都应当是深谙“沟通之道”的行家里手。对于服务“驻扎”中国多年的那些知名国外客户来说,我们在沟通交流上无疑相当简单,电话、邮件,甚至可以登门。而那些与我们相隔半球的外国本土公司,虽然也可以con-call,也可以发邮件,但这里面有一个非常困扰的时差问题。以恒瑞行不久前服务的美国硅谷Prvsm公司为例,美国当地时间下午6点恰恰是北京时间上午9点,客户的下班时间是我们的上班时间,最开始沿用传统使用con-call、邮件都让双方感到身心疲惫,而且沟通效率低直接影响工作进度。
  为保证工作的顺利推进,解决沟通上存在的低效问题,我们大胆跟客户建议采用目前全球流行的即时通讯工具——Skype,这样我们在家中就可以和客户进行随时沟通、及时确认一些重要的内容,只在文字资料提交时用邮件形式。这一临时动议,让双方都备感轻松、愉快,整个沟通环节也走向了良性轨道。
  流程规范是基础
  规范的流程使复杂、琐碎的事务链条由繁变简。国外客户在媒体公关上比我们有着更深的理解,同样对于服务的公关公司也有着更高的标准与要求。对于中国本土的公关公司来说,“高专业性与高敬业度”的双重呈现显得更加重要。而事先制定出一套详细、规范的工作流程非常有必要。
  清晰的工作流程可以让项目组的每一位成员都一目了然并责任到人。首先按项目推进划分四大流程模块:1)媒体的邀请与确认;2)专访前的资料准备;3)现场专访的各个环节把控;4)后续工作的完成。这样一来,以往操作时碎片化的工作得到了统一数理,在专业流程的指引下,即使刚入行的媒介人员也会因项目而陕速成长。
  接下来,每个流程中的内容要进行细化。例如,媒体邀请中的二次确认环节,最大程度地保证到会率。而专访前的各项准备中,包括专访Q/A、新闻稿等文字资料不疏漏外,提前确认场地位置以及与客户专访前的沟通不可或缺。另外,如遇在大型展会中进行媒体专访,要特别设置专人引领,以保证客户及媒体的准时到达。依照流程细项进行一一核对、检查,保证了整个项目实施的圆满完成。
  执行细节是态度
  “细节是魔鬼”,细节决定成败。在我们做到高效沟通、规范流程后还不能忽略在执行过程中的一些细节。而公关人的专业性高低就体现在这些看似细微的“小事儿”中。
  首先,项目组人员无论是客户接口、媒介还是撰稿都应当对国外客户想要在媒体专访中重点传达的信息有深入了解和领悟。面对枯燥的产品说明书要做到消化、吸收,对其中的疑惑点要及时与客户积极沟通,保证专访稿件的准确、到位、有的放矢。
  其次,项目组成员应当提前一天到达现场,确认专访Room的具体位置,如果是在展会场地,还要体验两者之间来往的时间。这样,在现场不仅能够获得提前量,做到轻松自如,更重要的使国外客户能够明显感受到我们也非常重视“时间观念”。
  再者,在专访现场,在客户与媒体朋友“畅谈”的同时,我们还应把握话题、控制提问、合理引导,既满足媒体朋友的“好奇心”,也使客户的传播诉求能最大化地表达。专访结束后,对于初次在中国媒体“露面”的客户,应当特别增加对与会媒体致谢的环节。这一做法不仅增进了核心媒体与我们媒介人员的关系,而且使媒体对于客户增添了好感,为之后传播推广奠定良好基础。

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