抓好供应商管理的四大关键环节

供应商管理 是企业物流管理 的重要环节和采购优化的重要手段,加强对供应商 的管理能够降低采购支出、减小管理成本、规避采购风险,为企业创造价值。天然气运营企业物资采购的种类繁多、价值巨大、质量要求高,加强对供应 商的管理与合作能够对物流 管理的各个环节产生直接影响:企业可以借助供应商市场价格预测的能力和结果制定和调整采购计划 ;可与供应商谈判节约采购成本;通过对供应商约束提高质检效率;可以将物资储运转移给供应商从而降低储运成本;与供应商保持长期合作,保证持续的售后服务。因此,提升供应商管理理念、完善管理手段成为天然气运营企业物流管理一项重要工作。天然气运营企业的供应商管理模式和经验对于其他企业,尤其是施工类企业具有典型的借鉴意义。
天然气运营企业的供应商管理主要包括准入管理、日常管理、合同管理、库存管理,其中合同管理、准入管理、供应商日常考核与年度评估、供应商年度会议是供应商管理五大关键环节。
一、供应商合同管理
供应商合同管理是节约采购成本、降低管理风险的重要手段。天然气运营企业都将合同管理作为供应商管理的重中之重。一方面,建立供应商合同的动态化和系统化管理,并成立专门的供应商合同管理部门,另一方面,加强供应商采购框架合同与采购实施合同的管理。
1、实施的动态化和系统化供应商合同管理
动态化、系统化的合同管理包括合同的签订准备阶段管理、合同签订阶段管理、合同履行阶段管理、合同履行后的管理。目前多数天然气运营企业已经建立了动态化、系统化的管理方式,并成立了专门的供应商合同管理部门来承担此项职能。
合同签订准备阶段的管理首先是做好市场价格预测,掌握市场行情,为合同的谈判和签订奠定基础。其次,拟定合同,对采购价格、产品及服务内容和质量、供应商库存管理等提出要求。合同签订阶段管理首先要对签订合同的目标供应商进行筛选;其次与供应商围绕合同内容进行要约与承诺,草签并审核合同。再次,与供应商签订正式合同。合同履行阶段的管理主要是建立企业的合同台帐,落实合同任务。对合同进行分类登记,及时记载合同订立和履行情况,随时掌握合同履行中的问题,并进行信息反馈;对合同履行情况进行监督检查,保证合同的实现;按约定接受货物;对按时保质保量接收的货物审理结算。合同履行后的管理主要是及时收集物资使用和供应商售后服务的反馈信息,并对发生合同争议的情况及时处理。
2、加强采购框架合同与采购实施合同管理
采购框架合同是年末与选定的战略合作供应商签订年度性合作合同,合同的目的是降低综合采购成本、减小管理风险、提高采购效率。签订的内容是对采购总额比例、采购价格、产品质量、售中售后服务、储运管理、交货时限等方面做出详细的规定,并签订年度合同。明确对未来物资价格波动的风险分担方式。职能部门是总部物资采购管理主管部门。采购实施合同签订时间是总部下设的采购实施部门根据施工物资需求,与签订年度合同的战略合作供应商签订具体采购合同。目的是保证每次具体采购顺利进行。采购实施合同只对每次具体采购交货数量与交货日期进行详细确认和约定。职能部门是具体采购实施部门,并以项目结束作为周期。实施采购框架合同与采购实施合同管理,还可以减小每次采购的交易成本。
二、供应商准入管理
供应商准入管理是从供应商信息收集到形成供应商名单的整个管理过程,其目的是将符合标准的供应商纳入到物流管理体系。供应商准入管理包括供应商信息的收集、供应商考察、目标供应商的评估和审核、形成供应商名单。
对供应商的信息收集应关注三个类型的供应商:即现有的传统供应商、新的传统供应商和新的非传统供应商。信息来源包括现有收集到的各类供应商信息、供应商自荐信息、以往的采购档案、通过商业信息收集获得行业竞争者的供应商信息、行业杂志信息、互联网搜索。
目标供应商的考察。通过供应商信息的筛选,可以组成考察小组对目标供应商进行实地考察,并形成考察报告。对供应商的实地考察需要制定切合企业实际的考察指标。考察指标包括需要包括供应商总体情况、生产制造能力、研究开发能力、质量管理能力、物流与交货能力、原材料采购能力、环境维护和合作能力。八项指标可依据重要程度赋予不同权重,并细化为多项指标。考察指标应做到全面、可量化。根据各项指标加权平均值可以得到目标供应商的实地考察评分。考察小组应形成考察报告,提交负责供应商选择的主管部门。
目标供应商的评估与审核。负责供应商选择的主管部门应对目标供应商的考察报告进行审核与讨论。对审核合格的供应商报告提交给负责供应商选择的主管领导审核。如果审核通过,则组织与该供应商进行商谈,商谈成功则将该目标供应商确定为合作供应商,进入供应商名录。对目标供应商可通过谈判、邀请式招(议)标或询价的方式最终确定供应商。
供应商分级管理。供应商分级管理即按照供应商考察的评估得分,将供应商分为三个等级,一级、二级和三级。每个级别承诺不同的物资采购比例。合格供应商进行分级管理,一方面,可以通过竞争机制激励供应商不断改善产品和服务。另一方面,客户可以根据自身实力和需要在供应商名单内自主选择供应商。
三、供应商日常考核与年度评估
供应商考核评估管理促进企业与供应商紧密合作与共同发展的重要途径。对供应商的季度和年度考核评估可以利用核心指标评分卡来进行。季度考核指标主要包括产品质量、价格评价、供货及时性与准确性、服务能力。年度考核指标包括供应商生产技术水平,驻场监造评价、季度考核综合评价指标。年度评估得分为三项指标得分之和。对供应商的季度和年度评估的结果可以用作供应商年度奖励或惩罚的依据。对于绩效表现好的供应商给予精神奖励和物质奖励。对于表现欠佳的供应商给予警告,降级或取消资格。
四、供应商年度会议
供应商年度会议是企业每年召开一次供应商大会,企业与供应商共同对一年的合作进行总结,对问题和不足给出改进措施,对未来合作提出方向和目标。某些燃气运营企业还会提出有关物流管理或技术提升方面的课题,企业与供应商充分沟通,沟通探讨和解决。供应商年度会议是企业对供应商管理转变为与供应商合作、相互促进、共同发展的有效手段。