外贸跟单管理与流程实战解析 - 世商管理外贸培训

课程名称

《外贸跟单管理与流程实战解析》

课程背景
外贸跟单是连接销售、船务、结算与客户服务的关键枢纽，涉及多环节单证、资金与客户关系管理，稍有疏漏即可能导致货物积压、资金延迟、客户流失。
本课程基于对外贸全流程的深度理解，帮助跟单员和业务支持人员构建“发运→单证→结算→客户维护”闭环，提升精准度与效率。
课程收益
全面掌握船务跟进与单证管理要点，降低操作风险；
熟练运用出口结算与退（免）税单证管理方法；
构建系统化的海外客户跟进与关系维护流程；
掌握跟单工作中的沟通协作与时间管理策略；
输出“落地可执行”的跟单操作手册与改进方案。
授课对象
外贸跟单员、业务支持团队
国际业务部操作与合规人员
授课方式
讲授 + 案例研讨 + 小组演练 + 角色扮演
授课天数
2天（共12小时）

课程大纲
一、船务跟进与外贸单证管理
出货与船务流程解析
1.1 发运前的资料确认与排期
1.2 订舱、配载与运输方式选择
船务流程要点、难点与风险应对
2.1 关键节点风险识别（延滞、配额不足等）
2.2 应对策略：加急加舱、替代港口方案
出货与船务跟进实操
3.1 跟进日志模板与信息汇报规范
3.2 异常事件案例演练
反馈与过程监控
4.1 反馈机制设计：内外部沟通闭环
4.2 KPI指标：准点率、异常率监控
单证管理全流程
5.1 备单、制单与审单流程图
5.2 单证风险点与校验要点
二、业务部的涉外结算跟进
出口结算与收汇流程
1.1 信用证、托收、电汇操作步骤
1.2 主要结算工具的选用原则
涉外结算方式与风险审核
2.1 风险点：信用证条款、汇率波动
2.2 审核要点与内控审核清单
结算单据汇总与管理
3.1 三单两票：发票、装箱单、报关单
3.2 退（免）税单据申请流程
单证审核与退税实操
4.1 审单要点与常见问题
4.2 退税案例剖析与资料准备
三、海外客户跟进与关系管理
角色定位与跟进策略
1.1 跟单员 vs 业务员职责分工
1.2 初次跟进：样品处理与需求确认
中期跟进与订单催讨
2.1 催单话术与多渠道协同
2.2 客户异议处理与谈判技巧
客户动态跟踪与服务升级
3.1 建立客户档案：CRM要素
3.2 客户满意度回访与二次开发
流程优化与数字化工具
4.1 跟进流程图与SOP
4.2 数字化看板监控进度
四、外贸跟单策略与沟通合作
客户分析与沟通策略
1.1 客户分类与优先级管理
1.2 有效沟通：报告、邮件与会议要点
时间与信息管理
2.1 时间四象限与走动式管理
2.2 多源信息收集与知识库建设
精益管理与看板思想
3.1 JIT与看板在跟单中的应用
3.2 表格化管理与KPI监控
主动催单与成本管控
4.1 催单模型：策略与话术
4.2 成本控制思路：稽查与优化
持续改进与创新管理
5.1 PDCA循环在跟单中的落地
5.2 创新案例分享与行动计划

备注：
全程结合真实案例与模板演练，输出可落地的《外贸跟单操作手册》。
可选“课后辅导”服务，确保学员在企业内推行改进方案取得实效。

备注（实操任务版）
模块一：订单确认与系统录入
实操任务1：ERP系统接单练习
步骤：
登录ERP（演示账号）→新建订单→填写客户、产品、交期等核心字段
导出订单确认单→通过邮件系统发送给客户
输出：订单确认单PDF，并发送截图
实操任务2：客户需求深挖访谈
角色扮演：客户经理 vs 跟单员，围绕交期变更、包装要求等开展5分钟访谈
输出：填写《需求访谈纪要表》并提交
模块二：发运计划与船务跟进
实操任务3：在线订舱平台操作
平台：XYZ船司门户
步骤：
建立客户账户→查询航线→对比时效与舱位
下单订舱→下载舱位确认+PDF
输出：舱位确认单截图+订舱操作日志
实操任务4：AIS船舶追踪与异常预警
平台：MarineTraffic
步骤：
根据订舱单获取航次信息
实时追踪船舶动态→记录ETA变化
输出：航次记录Excel及预警方案建议
模块三：单证制作与海关申报
实操任务5：单证套打与风险校验
工具：标准模板集（提单、商业发票、装箱单）
步骤：
根据模拟订单填写三单两票
使用“校验清单”核对条款、签字、发票金额
输出：完整套打单证PDF与校验报告
实操任务6：海关电子申报系统演练
系统：海关总署电子口岸
步骤：
上传单证→填写申报要素
触发查验流程→模拟放行或补单
输出：申报回执单截图+处理记录
模块四：结算与收汇实战
实操任务7：银行贸易结算系统操作
平台：ABC银行国际结算系统
步骤：
新建T/T/信用证议付申请
填写核心指标（开证行、到期日、分段付款等）
输出：系统截图+操作日志
实操任务8：外汇风险对冲演练
工具：模拟外汇平台
步骤：
读取汇率→填写远期锁价数据
生成对冲报告→汇入ERP
输出：对冲策略PPT与报告
模块五：客户维护与跨部门协同
实操任务9：CRM系统客户维护
工具：GCRM系统
步骤：
导入客户档案→更新订单跟进状态
设计回访计划→生成待办任务
输出：客户跟踪看板截图
实操任务10：跨部门应急联动演练
场景：货损理赔或付款延期
角色：跟单员、风控、法务、财务
输出：联动流程图+责任分工表