我们都知道一部电影里，除了荧幕上的明星，还有大量的工作者在幕后，比如导演，演员，摄像，后期等等。在外贸行业中，也是一样需要各种不同的角色。一个专业的外贸公司，更像一个团队的接力赛，接下来我们来看看如何搭建一家贸易公司。
假设我需要注册一个外贸公司，那么我首先需要做的是确定公司的主营产品，目标市场。
我会通过自己的资源预估年度出口额多少来决定注册资本，之前注册资本是不需要实际认缴的，现在这个政策有变化，为了方便后续退税我选择注册100万元人民币。
接下来我需要去工商局注册（3–5 个工作日）
先给公司取名： 河马运动用品有限公司，以前外贸公司取名大多会含“贸易/进出口/国际贸易”字样的公司名称，当然也可以不含，这个随个人意愿。取好名字开始线上提交《企业名称预先核准申请书》。
同时需要准备如下的材料清单：
1. 法人 & 全体股东身份证（复印件+手机号）
2. 注册地址证明：商用房产证复印件+租赁合同（部分城市可用政府园区挂靠地址）
3. 公司章程（全体股东签字）
4. 经营范围：必须含“货物进出口、技术进出口”，可附加“代理进出口、电子产品销售”等，属于许可项目，需在取得执照后向商务部备案。
5. 政务网提交设立登记，领取营业执照正副本；同步刻 5 枚章：公章、财务章、法人章、发票章、合同章。
接下来就是去银行开户和税务登记（2–3 个工作日）
1. 预约银行开基本户：选择“可开通外币账户”的网点，预留“美元、欧元”等多币种功能；需法人到场。
2. 税务登记：登录电子税务局，完成“新办纳税人套餐”——选择一般纳税人（后续可退增值税）申请增值税专票/普票票种、Ukey、UK 密码。
为了方便日后办理退税，这里需要同步办理“出口退税备案”，在“电子税务局—出口退（免）税备案”模块提交。
最重要的一步，进出口权“5 证合一”备案（7–10 个工作日）
1. 商务部《对外贸易经营者备案登记表》（2022年底已取消）。
2. 海关《进出口货物收发货人登记》（中国国际贸易单一窗口）。
3. 电子口岸 IC 卡（法人卡+操作员卡，含报关、收汇、退税权限）。
4. 外汇局《贸易外汇收支企业名录登记》（基本户银行可代办）。
5. 如产品涉及动植物/食品/化妆品，还需出入境检验检疫（CIQ）备案。
完成以上 5 项后，公司即可自主报关、收汇、退税。
最后一步不能忘记配套系统开通
1. 电子口岸客户端、单一窗口账号、出口退税申报系统、外汇收支申报系统（银行端）。
2. 若计划做跨境电商，再开通 9710/9810 备案、跨境人民币账户。
以上公司注册流程也可以找财务公司代办，这样更省心省事。公司注册完毕后，我们需要开始搭建公司草台班子了。
二、外贸公司最小可运行团队（阶段→岗位→职责→人数）
| 阶段 | 岗位 | 核心职责 | 最小人数 | 备注/可外包 |
| 初创期(0–50 万美元/年） | 外贸业务员 | 选品、开发信、阿里国际站/独立站运营、谈判、下单 | 1–2 | 老板可兼 |
| 跟单员 | 合同、生产进度、验货、订舱、单证（PI、PL、提单） | 1 | 可兼职 | |
| 财务/出纳 | 记账、收汇核销、退税申报、发工资 | 1 | 可代理记账 | |
| 行政/人事 | 工商年检、社保、公积金、招聘 | 0.5 | 可外包 | |
| 成长期
(50–300万美元/年) |
外贸主管 | 带 3–5 人团队、KPI、客户分级、报价模板 | 1 | |
| 采购/供应链专员 | 供应商评估、成本核算、交期管理 | 1 | ||
| 单证主管 | 信用证审核、原产地证、商检、使馆加签 | 1 | ||
| 财务经理 | 出口退税规划、外汇对冲、年度审计 | 1 | ||
| 规模期（>300 万美元/年） | 外贸销售总监 | 市场分区、年度销售预算、海外代理管理 | 1 | |
| 运营推广组 | 独立站 SEO/SEM、社媒、短视频、海外仓运营 | 2–3 | ||
| 质检/QA | 第三方验货、工厂审核、测试报告归档 | 1–2 | ||
| 物流主管 | 整柜/拼箱、空运、铁路、海外仓头程比价 | 1 | ||
| 人事行政经理 | 薪酬体系、绩效考核、企业文化 | 1 |
说明
* 夫妻档/个人 SOHO 可把“财务、单证、行政”全部外包，自己只做业务+跟单，年出口 30 万美元也能跑通。
* 工贸一体公司需额外增加“生产计划、车间质检、研发”岗位，但外贸销售端架构同上。
* 若走“代理出口”路线（借进出口权），可跳过阶段 3 的海关/电子口岸，但长远看自营权更利于退税和融资。
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* 三、常见踩坑提醒
* 注册地址虚假：工商联合税务上门抽查，发现“查无此司”会被列异常。
* 经营范围漏写“技术进出口”：后续做软件、专利授权出口时无法开票。
* 注册资本过低：低于 50 万元，银行外币额度、中信保额度、阿里信保额度都会受限。
* 忘记做“贸易外汇收支名录”：导致客户打不进来外汇，只能走地下钱庄或第三方换汇，风险极高。
* 退税逾期：货物出口退税应当自报关出口之日的次月起至次年 4 月 30 日前完成出口退税申报及收汇； 必须在申报期内完成收汇（未收汇需补材料），否则影响退税； 逾期申报需额外提供收汇材料； 36 个月内未申报视同内销征税。
四、落地时间轴（可打印对照）
| 周次 | 关键动作 | 输出物 |
| T0 | 核名、找地址、股东签字 | 名称预核准通知书 |
| T+1 | 提交工商设立、刻章 | 营业执照+5 章 |
| T+2 | 银行开户、税务套餐 | 基本户账号、一般纳税人认定 |
| T+3 | 商务部、海关、电子口岸 | 备案登记表+IC 卡 |
| T+4 | 外汇名录、退税备案 | 可正常收汇、申请退税 |
| T+5 | 招聘、建站、开阿里/独立站 | 团队到岗，开始接单 |
招聘、建站、开阿里/独立站
团队到岗，开始接单
全部流程自己跑，0–1 约 20–25 个工作日；若找本地“工商+进出口权”打包代办，费用 5 000–8 000 元，时间可压缩到 15 个工作日左右。现实很少会有一个新人直接注册一个外贸公司，大多数在积累了一些客户资源后才会选择注册公司，在手上资源不够或者资金不足的情况下，有一部分人会选择做SOHO。
