国际贸易单证管理实务

这里的“单证管理”，是指合同、单、证及其他相关国际贸易需要的材料。
我们有法律基础，在大学里都学过《国际贸易实务》和相关国际商法，在学习国际贸易单证管理实务就比较简单。
除信用证结算方式外（目前我司基本不用信用证方式），国际贸易单证管理分为三个基本阶段。
每一阶段的单证我们除了要按要求制作以外，还要妥善保管，保管要求：同一单证由两个以上的部门或个人分别管理，一方丢失可求助于另一方的备份单证。

一、出口报关阶段
出口报关需要的单证包括买卖合同或订货单、箱单、发票、装箱单、商检证证明、原产地证明、出口收汇核销单、预制报关单等；而简单的出口报关手续仅需要订货单、箱单、发票、预制报关单。大家刚接触国际贸易实务可以先记住简单报关手续。以下介绍第一阶段需要签订合同、缮制单证及其他相关工作。
1、签订合同
首先，注意核对买方的真实性，查看中信保的授信额度。
其次，注意合同的有效性，合同主要条款是否齐备，约定是否明确，是否对我们有利。
再次，建立卷宗材料，掌握合同履行每一环节动态和证据，业务结束，订卷归档。
2、组织货源
根据合同约定，按时、按质、按量准备好货源。
3、单证与出口货源一致
我国对外贸易的单证必须经过审核，如内容与合同条款不符，卖方应及时要求买方更改，卖方自身原因的卖方及时内部更改。单证与合同一致后，再安排运输工作，出运前办好商检报验手续。
4、商品检验
商品检验根据国家规定、合同约定、单证订明来进行，报验货物应打好包、刷好运输标志，商品检验单格式由国家质量监督检验检疫总局统一制定，如合同、单证对检验有特殊要求可附合同或单证副本，检验合格的，国家质量监督检验检疫总局在检验证书上作相应表述。
5、缮制商业发票和装箱单
商业发票内容包括货物品名、规格、数量、重量、单价、总价、条款等，是出口方的销售凭证，是结算凭证，在出口单证中处于中心地位，运输单据商品描述部分根据商业发票和装箱单填写，保险单据投保金额根据商业发票金额计算。
装箱单，商业发票的补充单据，商业发票的计价数量或重量即是装箱单的数量或重量的汇总数，应先缮制装箱单再缮制商业发票。
6、缮制出乎货物报关单和出口收汇核销单
出口货物报关单用于向海关申报出口供海关查验放行，货物出口后退税联退回给出口方，作为出口退税凭证。
出口收汇核销单用于向海关报关、凭以向外汇管理局核销收汇。出口单位报关时必须填写此单据送交海关，货物报关后海关在核销单盖章“放行”，出口方报关后将该核销单、出口报关单副联及其他单证报送外汇管理局存案。银行收讫该笔外汇后，出口方凭银行签章的核销单向外汇管理局销案。

二、托运阶段
托运阶段需要的单证包括货代合同、国际运输保险合同、托运单、装货单、收货单、装船通知、提单等单证。
1、提示
1.1托运和订舱一般发生在保管以前，因为出口报关手续中往往需要装货单（不是箱单），装货单，是承运人确认承运货物的证明。承运人签发装货单，即表明已办妥托运手续，承运人已同意承运单上所列货物，装货单一经签订，运输合同即告成立；是海关对出口货物进行监管的单证；托运人凭装货单及其它有关单证，办理出口报关手续，海关核准出口，即在装货单上加盖海关放行章；是承运人通知码头仓库或装运船舶接货装船的命令。
1.2在现实国际物流中，往往由货代公司作为总承运人，再由货代公司代为与向船公司订舱，签发托运单。
2、托运
2.1定义
出口方委托对外货运业务单位办理海、陆、空出口业务叫托运，出口方通过货代公司与承运方签订运输工具叫订舱。托运、订舱需提供运输必须的资料，如货物名称、标志、件数、毛重、净重、体积、装运期和目的港、可否转运和分批运送等。
2.2报关需要的单证
运输工具订妥、货物装运前，出口方向海关报关出口。报关需要提供出口货物报关单、出口收汇核销单、装货单等，有些报关还需提供出口许可证、商检合格证，来料加工、来件装配则需要提供海关登记手册。
托运单，受托单，托运人办理货物托运的单据。
2.3装货单
装货单，是承运人确认承运货物的证明。承运人签发装货单，即表明已办妥托运手续，承运人已同意承运单上所列货物，装货单一经签订，运输合同即告成立；是海关对出口货物进行监管的单证；托运人凭装货单及其它有关单证，办理出口报关手续，海关核准出口，即在装货单上加盖海关放行章；是承运人通知码头仓库或装运船舶接货装船的命令。托运人将装货单连同货物送交承运人指定的仓库或船舶，理货人员按积载计划由装卸工人分票装船后，即将实装货物数量、装舱部位及装船日期项写在装货单上，交船方留存备查。
2.4收货单
收货单，大副收据，是大副签发的装船和收货完毕的收据。托运单、装货单、收货单内容项目基本一致，很多港口做法，制成一份，多单联用。
3、国际物流运输保险
出口贸易如使用CIF价格条件，出口方应办理投保缴纳保险费，保险公司出具保险单，投保手续应在货物立仓向装运场所移动前办理。
4、缮制运输单据
运输单据包括海运提单、陆运运单、空运运单、邮政运输包裹收据、汽车运输承运收据、多式联运联合运输单据等，由承运人缮制，货物装上运输工具或承运人控制后，承运人签发给发货人。
5、装船通知
货物装运后买方将装运情况及时通知买方。国际商会《国际贸易术语解释通则》FOB、CIF、FCA、CPT、CIP等价格条件卖方责任都明确规定了卖方该通知义务。
装船通知一般已电讯方式做出货物全部装上运输工具后及时发出。发出不及时存在买方索赔风险。
6、签发提单
九十年代以前提单签发人基本都是船公司，当前国际物流中货代公司往往会作为提单的签发人。但，货代公司往往会作为总承运人因为其风险承受能力较小，对托运人来讲风险很大。
所以，我们要重视国际物流运输保险，增加对被保险人有利的条款，加大保险金投入。
三、提单等清关手续交付阶段
提单，包括海运提单、空运提单、陆运提单，我们都可以把他们看作代表货物的物权凭证，交付了提单就等于交付了货物的所有权。
所以，提单交付证据太重要了。
以前提单交付包括挂号信邮寄、特快专递邮寄等方式，现在往往通过电子邮件的形式发送给对方。
我司电放提单的流程，就是将提单跟其他清关文件包括买卖合同、发票、箱单、检验报告等通过电子邮件发送到买方电子邮箱里。其中的提单，一般由货代提供给国贸业务部门。

四、总结
国际贸易我们要把控主要单证：一、前期报关用的单证包括订单、箱单、发票、报关单、出口收汇核销单、原产地证明等；二、后期交货和保险用的单证包括舱单（托运单、装货单、收货单）、保单（国际物流保险合同）、提单（海运提单、空运提单、陆运提单）、装船通知、提单电放证据等。
理顺关系后，我们会发现，国际贸易物流单证管理，没有多少东西，我们重点把前期的订单、箱单、发票、报关单，后期的货代合同、舱单、保单、提单、提单电放证据等把控好，就抓住了核心的东西。
我们在单证管理中要注意理顺流程、健全制度、完善机制、各部门相互配合相互学习，坚持自我批评和相互批评，查漏补缺，不但学习不断进步，才有可能做好、做精、做强国际贸易的单证管理业务。
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