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外贸验厂的知识点

外贸验厂三种类型
外贸验厂大致分两种:质量验厂和人权验厂。"9?11事件"之后出现了反恐验厂,当然这个数量相对比较少。验厂过程复杂,涉及面广,稍有差错便前功尽弃。
  质量验厂
通过对工厂整体的评估来判定一家工厂质量控制的能力。国外买家意识到测试和验货是远远不够的,必须了解整个工厂的情况,并确保工厂有一套行之有效的体系和硬件,才能确保生产出高质量的产品。
  人权验厂
即社会责任审核,要求供货商依照企业行为准则执行。人权验厂又分为企业社会责任规范认证和客户方标准审核。人权验厂源自两个原因,一是国外人权运动的兴起和大量非政府组织的参与,二是国外的买家也逐渐意识到,一家合格供应商不仅仅要能生产出质量好的产品,还必须有一套合理的做法来确保生产的持续性和稳定性。
  反恐验厂
出现在"9?11事件"之后。美国政府为了打击国际恐怖分子,要求所有出口到美国的工厂必须通过反恐验厂,主要是要求工厂在反恐上加大投入,比如加高围墙、安装摄像头、加强对入职员工的背景调查等等。
要想通过验厂,以下几点是必须做到的。

工厂本身要重视。无论做什么事,没有一个积极认真的态度是不行的,更何况准备验厂是一个复杂,繁琐,需要谨慎不允许出错的工作。稍微不注意,就有可能导致验厂失败,一般工厂都是从外贸公司和国外客户接到验厂通知,国外客户还好,工厂会引起足够的重视,而外贸公司的话,很多工厂都不以为然,不把它当做一回事,殊不知一旦没通过验厂,可能导致巨大的损失,包括接不到国外订单,与外贸公司终结合作等,所以,无论是从客户那里直接得到验厂通知还是外贸公司那里得到,都要抱着一个认真的心去对待,全厂总动员,认真做好验厂。

时间仓促,准备不足。面对验厂,很多工厂为了不影响平时生产,完成生产任务,采取临时抱佛脚的政策,平时不注意,到了最后急急忙忙,最后丢三落四,基本上也不容易通过。在我以前做的客户里,也有这样的情况。验厂,工作量大,是一个团队的事情,不是说一个人可以单独完成,光厂里的人事资料,包括员工考勤,工资,工时就要花很长时间去策划,协调,而且必须做到万无一失,要知道一旦工资考勤、人事资料有问题就会导致全盘皆输。还有工厂的EHS设施需要改进,文件资料需要策划,员工需要进行培训,所以在验厂前没有足够的时间准备是很难通过的。

应付验厂的人员不够。很多情况下,工厂的厂长,员工都非常积极的应对验厂,但仍然没有通过验厂,这是为什么呢?这很有可能是由于做事人员不够引起的,整个工厂的资料都由几个人来整理,导致每个人的工作量太大,手忙脚乱,工作量一大,难免会出错,并且这么大的工作量,依靠几个人员去检查,把问题找出来的可能性比较小,万一是致命错误便导致直接审核不通过。所以,验厂要全厂总动员,而不应该是几个人或者领导的事情。

工资考勤是验厂的成败,要引起足够的重视,做好之后,认证检查,包括离职人员工资,请假工资,年假等等。

所有文件,工资考勤做好后,全部梳理一遍,熟悉资料,不要等审核当天审核员要这个文件,找不到,那个也找不到,到时就手忙脚乱了。
误区1: 验厂是下面的事,管理层不重视
很多工厂都出现这样的问题,客户验厂前老板不重视,不过问,不关心,审核后验厂结果不好,老板对负责人百般责怪甚至解雇。其实,验厂需要全体员工的配合,管理层不重视不发话,不充分授权,项目负责人怎么能推得动。比如,很多中层的经理都碰到这种情况,安排各部门配合的工作,因种种原因,如要着急出货等理由推脱,最后验厂的事变成几个人的事。管理层高度重视,乃验厂的最大保障。
误区2:认为客户多管闲事
不少初次接触验厂的企业,觉得完全不可理解,你向我采购产品,我只要把合格的产品按期交付给你就可以,为什么要管我的企业是怎么管理的。这是中外企业管理的理念存在很大差异的表现。比如质量技术验厂,没有一个好的管理系统和流程,很难保证产品的质量和交期。过程产生结果。一个管理混乱的企业很难让客户相信能够稳定生产出合格的产品并能够保证交期。
社会责任验厂是出于客户国内非政府机构及舆论的压力,要求验厂是为规避风险。美国客户主导的反恐验厂也是出于本国海关和政府反恐的压力。相比较而言,质量技术验厂才是客户最关心的。退一步来说,既然是客户定的游戏规则,作为企业你无法去改变游戏规则,那你只有去适应客户的要求,否则你就放弃出口的订单。
误区3:认为验厂是搞关系通过
很多做业务的老板深谙中国的处事之道,认为验厂也不过是走走过场搞定关系就好了。其实客户验厂,一定是需要企业进行相关的改进的,审核员没有那么大的能耐能将一个一塌糊涂的企业描绘成一朵花,毕竟审核员需要拍照、复印文件等证据带回备查,另一方面,很多的审核机构也都是国外公司,管理比较严,越来越强调和贯彻廉政政策,审核员受到越来越多的监管和抽查。如果有工厂敢把宝压在纯搞关系而不进行实际的改进,那么在面对各种各样的验厂,总有一天会碰壁。要通过验厂,一定要下定决心进行改进。
误区4:认为自己硬件好就一定能通过验厂
很多企业经常说,旁边谁的企业厂房比他们差,他们都能通过验厂,那他自己一定也能通过。实际上,验厂涉及到的内容非常多,硬件只是其中的一方面,还有很多看不到的软件方面,决定着最终验厂的结果。
误区5:认为自己房子不够好一定通不过验厂
这些工厂同样是犯了上述的错误,实际上只要企业的硬件不存在硬伤,如房子的结构存在很大的问题,而且确实没法改等等,否则硬件不好的企业也完全可以通过整改通过验厂。
误区6:认为通过验厂对于自己来说高不可攀
很多外贸企业是发源于家庭作坊,管理混乱,即便新搬进了厂房也觉得自己的企业管理是一塌糊涂。其实这些企业完全不必妄自菲薄,从而排斥验厂,硬件的条件具备了之后只要管理层有足够的决心,完全有可能在短期之内改变企业的管理状况,提升管理,最终通过各类客户验厂。在我们辅导的客户中,有太多这种的案例,很多企业感叹其实花费并不大,时间并不长,但自己的企业感觉完全上了档次,作为老板也很自信带领自己的贸易商和国外客户参观自己的企业了。
误区7:认为验厂太烦拒绝客户验厂要求
其实目前出口欧美市场的企业基本都要接触验厂,拒绝验厂在某种程度上讲就是拒绝订单和拒绝更好发展。不少企业找到我们说,之前每次贸易商和国外客户要求验厂,他们都是一口拒绝,可是几年下来发现自己的订单越来越少利润越来越薄,而周边曾经是同一水平的企业由于频繁验厂结果几年下来发展迅速。一个从来没有验过厂的企业,他可能是接的其他通过验厂的企业偷偷分包下来的订单,他们就好比潜水艇,从来没有在客户那边露过面,最终客户也从来不知道这家企业的存在。这种企业的生存空间会越来越小,因为很多大的客户严格禁止未经许可的分包,这样他们接到订单的可能性越来越小,另一方面,即便偷偷摸摸做的私自分包的订单,本来就很低的利润将更加微薄。而且这样的订单非常不稳定,上家随时可以找到价格更好的工厂而被取代。
误区8:投机取巧,弄虚作假
不少企业一提到验厂,想都不想去正面改进,想一切投机取巧的办法去弄虚作假蒙混过关。其实,这种套路越来越难了,审核公司对这套的核实技巧也越来越高招。我们对工厂而建议还是尽可能的逐步正面改进,才是应对验厂的长久之计。弄虚作假的成分越多,通过验厂的概率就越低。比如,有不少审核公司会上网去查实保险缴纳情况。越来越多的验厂审核时不通知的突击来访等,让弄虚作假的企业防不胜防。
误区9:不注重企业现场形象,只注重文件记录
其实,规划合理井井有条的现场形象不管对客户还是第三方审核机构的第一印象都太重要了。现场管理乱七八糟的工厂,很难让人相信这样的工厂能够管理规范,生产出质量稳定的产品,当然验厂通过的概率也会很低。你要相信,所有的审核都是人来做的,既然是人,就一定存在某种程度的主观性,良好的企业现场形象,给对留下良好的第一印象至关重要。
误区10:轻信验厂咨询公司的盲目承诺,完全依赖外部咨机构
不少外贸出口企业总希望听到咨询公司100%保证通过来提振信心。仔细想想,有些咨询公司连客户的验厂要求以及工厂的基本情况都没有弄清楚就给出承诺,那简直在睁眼说瞎话。比如,连最基本的消防硬件都不能达到的工厂,谁能够保证100%通过沃尔玛ES验厂?所以理智分析工厂的实际情况,客观考察验厂可行性,才是对工厂最好的辅导。
大部分外贸同行,可能都有过上述相关经历。在此提醒各位,以后在应对验厂过程中,避免陷入上述误区,这样才能大大提升通过验厂的概率。
资料来源:外贸jackson

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