解放员工有利于提高工作效率

先别急着要在办公室重新竖起隔板来。改变工作方式,比如减少会议的数量、缩短会议的时间、给员工更多的灵活性、让他们可以自由选择工作的地点,这些都可以减少干扰,帮助人们集中注意力完成工作,提高效率。
现如今,似乎每个人都在谈论“协作”,尤其是将“协作”作为一项业务手段。不可否认,两者紧密相连,但最近的讨论忽视了等式另一端的“专注”。
首先要声明一点,我推崇协作。虽然近期有不少文章批评头脑风暴,我仍是协作论的支持者。但认为“协作是解决一切问题的灵药”,这种观点在我看来同样失之片面。正如上个世纪大部分时候我们都在喋喋不休地讲个人需求,而不是团队需求,如今我们的行为有矫枉过正的风险。我们绝不能忘记“专注”对于做(好)工作的重要性。
但也别急着马上就要动手在办公室里竖起隔板来,不妨先想一想,转变行为方式或许比竖隔板更有助于促进专注。
大多数人早就知道办公室格子间对于专注工作并没有帮助。隔板虽然挡住了视线,让你不能看到临近的同事,有一种私密的错觉,但任何人在格子间里坐上超过一个小时就知道,这些隔板几乎挡不住任何声响。
独立办公室也好不了多少。即便有自己的私人办公室,也很可能无法在里面专注工作。为什么?因为如果你在那儿,所有人都知道到那儿去找你。去年,我们调查了10,000多名员工,“突然拜访”(pop-ins)在工作场所18项最常见的浪费时间因素中列在第一位。
因此,毫不奇怪,当我们在采访中和在研讨会上问到人们“他们最出色的工作是在哪里完成的?”,我们常常听到的答案是家里、小餐厅、街对面的咖啡馆,基本上都是别人没法找到他们的地方。从我们进行的数千份空间利用研究中,我们也发现,个人工作空间的平均使用时间仅占核心工作日的35%。人们不会在自己的座位上呆很长的时间。
这绝不是说他们没在工作。事实上,大多数人工作都很努力,但他们不是在自己的座位上工作,而是在会议室、在客户那里、在出差,或在其他的地点很专注地工作。
工作中没时间思考
“最需要集中注意力的工作在哪里完成”——对于我们的这个问题,最常见的回答是“家里”。不仅仅是因为家里是可以避免分心的地方,而且也因为我们白天的工作排得满满当当,大多数人能专注做事的时间只有每天的清晨、深夜或周末。
最近,我遇到的一位软件工程师将此归咎于“管理者带来的问题”。由于工作性质关系,管理者几乎总是在开会,工作日程排得如此之满,内部会议只能见缝插针。不管员工是不是正在那两个小时里心无旁骛地专注工作,管理者要开的会还得开,因为他只有这个时间有空。谁叫他是管理者呢。
作为一名管理者,我认为这也是“管理者遇到的问题”。我总是在日程安排方面遇到麻烦——日程已经排满,余下的都是些15分钟、30分钟这样一小段一小段的时间,只够我回复邮件。即便是那些没有被会议填满的日子,我的日程看来也已满满当当,根本不容我坐下来,专心致志地处理一些颇费思量的事情。
怎么解决?我们必须减少开会次数、缩短会议时间,同时提高开会效率。【微软(Microsoft),你们能改一下Outlook的会议默认时长设置吗?】但除此之外,我们还需要表明态度,告诉大家专注也很重要,同时在核心工作日给我们一个能专注工作的空间。我认识的有些人已经限定了自己每日参加会议的次数。有些团队实行无会议日或无会议时段。无论哪种方式,我们需要更周到地安排日程。
给员工灵活性
假定你明白了这个道理,那么人们要到哪里去做需要专注的工作?在办公室里提供一些场所,让员工有需要时能在那里专注工作,这一点很重要。同样重要的是给人们足够的灵活性,让人们可以利用办公室以外的地方。
很多管理者担心一旦员工离开办公室,别人想找他们的时候无法立即找到他们。但如果能够解决时间问题,让人们不时离开一下办公室应该不会影响到协作。事实上,我们的调查显示,人们认为每周在家工作的理想时长平均为1-2天(准确地说是1.3天)。大多数人感觉在办公室工作有好处,但没必要把所有的时间都耗在办公室里,这样做同样也能让他们受益。
零隔板、零成本的解决方案
接下来,我们不妨想想,用几条有效的约定能取得怎样的效果。回想一下大学时代,你是怎样学习的,在哪里学习。我上的是宾夕法尼亚大学(Penn.)。我最喜欢的学习地点是费舍艺术图书馆(Fischer Fine Arts Library)。主阅览室里没有墙的阻隔,一个大开间、高屋顶、采光良好的美好空间。即便坐满了人(时常有这样的情况),这里也非常安静,落下一根针都可以听到。这里很安静,是因为它有一项不成文的约定。喜欢与同邻座闲聊,想小组一起学习的人,或者希望能在“学习时”遇到另一半的人,不管怎样,他们都会到其他地方去。来图书馆里学习的每个人都清楚这一点。无需监督执行,因为所有人都遵守这项约定。
不过,这并不是说一定得在办公室里搞一个宽敞的图书室,重点是无需花钱,就可以打造出专注的空间。在我们办公室,工作日里需要集中注意力完成工作的人可以带上笔记本电脑转到安静区域。有些人全天都呆在那里。他们向周围的人发出的信号是,他们需要时间完成专注的工作。
没错,协作在工作中至关重要。但如果人们没有时间思考与他人的谈话内容,我们将鲜有好点子。为达到平衡,我们思考工作方式的时间至少也不能少于关注办公室环境的时间。