AEO专栏(四)如何构建进出口内部控制体系框架?

本期聊一下“AEO框架下的进出口内控体系构建”!如果认为是“干货”就收藏吧!平台发布原创文章为主,欢迎关注。
这几天在重新整理整个AEO认证中涉及的“进出口内部控制体系”和“贸易安全管理体系”。本来在AEO大框架之下准备合并考虑,可思来想去,因两者出发点不同而暂时做独立考虑。贸易安全部分,如同部分企业依照C-TPAT的要求建立的《反恐安全管理程序》,其与ISO与EHS体系文件交叉较多;但“进出口业务合规体系”相对来说独立性较强,从内部管理和认证管理来说,也具备较多中国特色的条目,且在认证框架下对于进出口业务的控制也更具实际意义。
既然要编写进出口业务内控体系,就需要花一番心思,重新梳理思路,前两天再看下ISO体系中的一级文件"质量手册“全套范本,再次体会一下质量体系的构建方法。就这样顺着思路,重整过往几年的编写的流程集,结合近几年在做企业内部风险审核、内部流程规范和AEO认证辅导中的体会来重新看待。与一般欧美企业根据具体业务类型(进口通关、出口通关、归类、估价、原产地等)编制的“贸易合规体系“文件有部分重叠之处,角度上我更希望从综合体系出发。
对于这部分,我先将一级文件定为《海关事务守法合规管理手册》,以此来启航,并做整个框架,这里聊聊框架的几个部分,接下来的日子开始体系文件再造,漫漫长路,边构建边在目前服务的几个客户中逐步运用和改进,希望一诺咨询能为这个行业的规范做一个践行者。
1《海关事务守法合规管理手册》(体系框架)包含哪些?
既然按ISO的编制思路,那么就先谈谈《海关事务守法合规管理手册》(暂定编号ENUO-TC-1-001,TC取Trade Compliance缩写)吧。作为一个体系文件,需要总体指导性文件,这点落在了”手册“之上。
说说“海关事务守法合规的方针”,效仿ISO则每个公司都应该树立自己的方针,可以是“合规守法,便利通关,持续改进,共创辉煌”之类。同时公司需要任命“海关法遵守的管理者代表”,这一点与认证条款中的“内部组织架构”中设置内部监督岗位、“内部审计”中的内部审计岗位,与“改进机制”中的负责关务的高级管理人员有关联之处,相信其认证条款此设置的初衷也是如此。
当然核心部分的是每个部门以及每个业务形态的总体要求和指导性框架规定!我基本上将其分为:
(1)人力资源与信息系统保障。作为整个体系的资源支撑,建立企业进出口人才招募、内外部培训、以及物流与通关信息系统保障等基本面要求;
(2)进出口业务通关申报管理。规定进出口各项业务的合规准则,比如申报准确性、单证复核机制、商品归类管理要求、进出口单证保存之类的总体要求;
(3)加工贸易保税业务管理。规定加工贸易从申办准入到账册管理各项准备,如保税业务的设立、单耗的确定规则、账册的备案变更及核销管理要求、保税货物的接受与发货、保税货物的存储与盘点、保税货物的内销、边角料与报废品管理等明确各项业务的基本要求;
(4)减免税设备的管理。明确从减免税设备的申请、减免税设备的进口管理、内销与处置等管理规则;
(5)进出口货运与物流服务商管理。核心明确物流运输要求、装卸货管理、收发货管理、物流服务商的评估、绩效考核与监督;
(6)监督审核与改进。建立内部监督机构,明确进出口业务的风险审核、进出口合规体系监督、异常报告与应急机制、规范改进、责任追究等,建立体系的保障与循环改进。
2海关事务守法合规管理体系文件的二级设置有哪些?
说道二级、三级文件,这些本身是ISO体系中所定义的受控文件。这里运用到海关事务的内控管理中。
二级文件
二级文件,主要指相关主要工作制度或程序,明确工作开展要求、责任归属和控制要求,特别是适用于跨部门的文件管理程序,当然所有的程序文件,建议是经过部门和公司层会签和承认。
二级文件中涉及的主要框架程序包括(可以顺序号编制):
--ENUO-TC-2-101 / 海关事务法律培训管理程序
--ENUO-TC-2-201 / 进出口通关管理制度
--ENUO-TC-2-301 / 加工贸易保税管理制度
--ENUO-TC-2-501 / 减免税设备管理制度
--ENUO-TC-2-601 / 物流运输与物流服务商管理制度
--ENUO-TC-2-601 /进出口业务内部审计制度
当然涉及二级文件有很多,在这个主要综合制度(程序)之下,再编制具体的管理程序.
【例1】如ENUO-TC-2-201/进出口通关制度下的具体程序可以包括:
--ENUO-TC-2-202 / 进口通关管理程序
--ENUO-TC-2-203 / 出口通关管理程序
--ENUO-TC-2-204 / 进出口单证复核程序
--ENUO-TC-2-205 / 进出口单证保管程序
--ENUO-TC-2-206 / 商品归类管理程序
【例2】ENUO-TC-2-601 /进出口业务内部审计制度下的具体程序可以包括:
--ENUO-TC-2-601 / 进出口业务内部审计制度
--ENUO-TC-2-602 / 进出口业务规范改进与预防程序
--ENUO-TC-2-603 / 进出口业务责任追究与奖惩制度
--ENUO-TC-2-604 / 通关事故报告程序
3海关事务守法合规管理体系文件的三级与四级文件如何规划?
三级文件
三级文件,主要指作业指导书,明确各项业务的具体操作程序,包括具体工作步骤、作业要点、操作画面等。三级文件在ISO中也是受控的,该部分在海关事务管理中,作为部门规章为主,同样建议经过部门负责人签字承认。考虑海关事务管理的细粒度往往不能全面覆盖该层级,一般企业可以根据需要优先编制部分必要的作业指导书。
【例】对于进口作业程序下涉及具体作业指导书之类
ENUO-TC-3-201 / 一般贸易材料进口作业指导书
ENUO-TC-3-202 / 一般贸易退运货物作业指导书
ENUO-TC-3-203 / 保税材料进口作业指导书
ENUO-TC-3-204 / 进料成品退换作业指导书
ENUO-TC-3-205 / 设备及备件进口作业指导书
ENUO-TC-3-206 / 其他进出口免费作业指导书
....
四级文件
四级文件,主要指相关记录和表格文档,能够进行规范,并进行控制那是再好不过了,当然没有条件,这级可以先放宽些。
【例】如:对于商品归类程序或指导书涉及规范记录表格
ENUO-TC-4-206-R01 / 新物料商品归类信息表
ENUO-TC-4-206-R02 / 商品归类信息变更申请表
ENUO-TC-4-206-R03 / 进出口物料参数库
以上以事例来说明程序体系文件的编制思路,具体可以根据每个公司的实际情况来调整!具体思路、方法、建议,也欢迎大家一同交流!