企业出海外贸业务：核心单证，比合同更重要！
在全球贸易的链条中，单证是贯穿交易全程的通行证。从合同签订到货款结算，每一份单证都承载着法律效力与商业信用，既是国际贸易规则的具象化表达，也是企业抵御风险的护城河。接下来为您梳理15类关键单证信息，助力您在外贸路途上一帆风顺。
PART 1 合同CONTRACT
合同CONTRACT，双方皆可出具。若由卖方拟定，便称为销售确认书（SALES ORDER）；若由买方拟定，则称为采购确认（PURCHASE ORDER）。此类合同除涵盖买卖双方的名称与地址、签订的时间与地点、交易货物的名称、付款方式以及违约责任等与国内销售合同相同的要素外，还可依据不同产品的特性增添相应的附加条款。正式的外贸合同往往更为详尽，例如在信用证条件下，会明确信用证开证的具体要求，同时还会对不可抗力等情形制定细致的规定。对于像矿产、粮农副产品这类在装卸和储运过程中容易出现短缺的散货，合同中通常会附加 “溢短装” 条款。即允许在合同约定的总数量和金额基础上存在一定的浮动范围，最终按照实际交付的数量进行结算。常见表述如 “5%MORE OR LESS ALLOWED”，意味着允许的数量差异为多交或少交 5%。
理论上，合同应该“一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，但外贸实务中不大苛求照搬执行，一般用传真件可行，在实际操作中，更多是依赖商业信用以及预付款、信用证等实质性的管控手段。
也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下“信用证开出后生效”等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
PART 2 发票INVOICE
发票（INVOICE）或称商业发票（Commercial Invoice）。外贸的“发票”概念和国内的财务发票完全不同。
外贸发票系由出口商自行编制并签发的文件，旨在阐述该批货物的品目、数量、单价及总金额等核心信息，并包含其他佐证货物详情的相关内容。发票样式可灵活设计，但核心要素必须完备，且需以出口商全称署名。
发票需明确标注出口商自定的发票编号及开票日期。根据需求可制作多份副本，正副本需分别注明”ORIGINAL”与”COPY”标识。发票末尾通常标注”E.&O.E.”字样，即”Errors and Omissions Excepted”的缩写，表明若发票存在错漏允许更正，不构成法律约束的效力。
PART 3 形式发票PROFORMA INVOICE
形式发票（PROFORMA INVOICE）格式与商业发票相近。其主要作用类似于单方面合同，可作为报价和确定交易的工具。在一些国家，客户偏好通过“确认形式发票”的形式来达成合同。
除涵盖商业发票的常规内容外，形式发票可根据需求在空白处以“REMARK”（备注）形式添加条款，例如交货期等，以进一步落实交易细节。此外，对于涉及进口许可或外汇使用额度的交易，客户需凭形式发票提交前期申请。在采用国际快递寄送货物时，形式发票也需随货附上，供快递公司统一报关使用。
PART 4 装箱单PACKING LIST
装箱单（PACKING LIST）与外贸发票对应，性质一样，主要用于说明货物的包装情况，如品名、数量、包装方式、毛重、体积。视产品类别的需要还可以加上其他详细说明，如净重等。样式与发票相仿，只是不需要注明货物价值。通常也需要若干正本和副本。
PART 5 提单BILL OF LOADING
提单（BILL OF LOADING）提单就是货物交付货运公司以后，由货运公司出具的证明，用以代表物权，以及在目的地提货。每个船公司都有自己式样的提单，但内容则大同小异。提单是最核心单证，某种意义上就是货物的代表，货款的价值。
根据运输方式的不同，分为空运提单（AIR WAYBILL，简称AWB）和海运提单（OCEAN BILL OF LOADING，简称B/L）及其他。但实务中以海运提单最为常见，空运提单次之。提单由货运公司根据发货人提供的发货人和收货人名址、目的地、货物描述等相关数据来填写，经发货人确认无误后签章出具。
一般三正三副，任何一份正本均可提货。一经提货，其余两份即告失效。为防止提单在传递过程中遗失，如果客户没有指明要求的话，可以只给客户一份或两份正本。除了提单上的固定栏目外，海运提单在签发的时候还必须加注“上船时间”（ON BOARD DATE）字样，这是计算实际交货期的标准。
PART 6 装船通知SHIPPING ADVICE
装船通知（SHIPPING ADVICE）船开前或不迟于船开当日，由发货人出具给收货人的装船情况通知。格式不限，但应包括下列内容：收货人（Consignee）、发货人
PART 7 保险单INSURANCEPOLICY
保险单（INSURANCEPOLICY）为防范国际货物运输中可能发生的毁损，对一些价值较高的货物，贸易商通常会办理保险。保险公司根据投保的险种开具保险单，作为货物单据之一。海运货物保险的险别，分为基本险别和附加险别两类。
（1）基本险别有平安险（Freefrom Particular Average-F.P.A）、水渍险（With Averageor With Particular Average-W.Aor.P.A）和一切险(All Risk-A.R.)三种。
①平安险的责任范围有：
被保货物在运输过程中，由于自然灾害造成整批货物的全部损失或推定全损。
由于运输工具遭受意外事故下，货物在此前后又在海上遭受自然灾害落海造成的全部或部分损失。
在装卸或转运时，由于一件或数件货物落海造成的全部或部分损失。
被保人对遭受承保范围内的货物采取抢救、防止或减少货损的措施而支付的合理费用，但以不超过该批被救货物的保险金额为限。
运输工具遭难后，在避难港由于卸货所引起的损失以及在中途港、避难港由于卸货、存仓以及运送货物所产生的特别费用。
共同海员的牺牲、分摊和救费用。运输合同订有“船舶互撞责任条款”，根据该条款规定应由货方偿还船方的损失。
②水渍险的责任范围：除平安和水渍险的各项责任外，还负责被保货物由于自然灾害造成的部分损失。
③一切险的责任范围：除平安险和水渍险的各项责任，还负责被保货物在运输途中由于一般外来原因所造成的全部或部分损失。
（2）附加险别是基本险别责任的扩大和补充，它不能单独投保，附加险别有一般附加险和特别加险。
①一般加险有11种，它包括：
偷窃、提货不着险（Theft,Pilferageand Non delivery-T.P.N.D）
淡水雨淋险（Fresh Water and/or Rain Damage）
短量险（Risk of Shortage in Weight）
渗漏险（Risk of Leakage）
混杂、沾污险（Risk of Intermixture and Contamination）
碰损、破碎险（Risk of Intermixture and Contamination）
串味险（Risk of Odour）
受潮受热险（Sweating and Heating）
钩损险（Hook Damage Risk）
包装破裂险（Breakage of Packing Risk）
锈损险（Risk of Rust）②特殊附加险包括：
交货不到险（Failure to Deliver Risk）
进口关税险（Import Duty Risk）
舱面险（On Deck Risk）
拒收险（Rejection Risk）
黄曲霉素险（Afla to xin Risk）
卖方利益险（Seller’s Contingent Risk）
出口货物到港九或澳门存仓火险责任扩展条款，罢工险（Fire Risk Extention Clause for Storage of Cargo of Destination Hongkong Including Kowloon,or Macao）
海运战争险（Ocean Marine Cargo War Risk）等。
投保的时候，投保金额一般是CIF价格加上10%的加成。保险费的计算公式为：
保险金额=CIF货值×（1+加成率）
不必先算保险费，可以直接根根据据已知的CNF价格换算CIF即是：
CIF=CFR/[1-保险费率×（1+加成率）]
实际操作中，如果货值不大，比如在2000美金以下的，一般做简易处理，统一收取100元人民币左右作为保险费。
PART 8 商检证、质量证、重量证、卫生证等
INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALGH···https://wxa.wxs.qq.com/tmpl/lr/base_tmpl.html
在进出口贸易领域，依据产品类别、国家规定、客户要求以及行业惯例，部分出口商品必须经过国家检验检疫局的强制检验，并由其出具相应的检验证书，如商检证、质量证、重量证、卫生证等（INSPECTION CERTIFICATE OF QUANTITY，WEIGHT，HEALTH···），这些证书的种类因检验项目的差异而有所不同。对于国家规定必须检验的出口商品，厂商首先需在商检局完成备案登记手续。在出口之前，厂商要到商检局领取并填制商品检验申请单，同时将商品样品送至商检局进行检验。只有当检验结果合格后，商检机关才会签发商品检验放行单，厂商凭借此放行单才能办理报关手续，进而实现出口。除了国家商检局之外，还广泛存在客户委托的第三方民间检验机构进行检验的情况。其中，SGS 检验公司（Societe Generale de Surveillance S.A.，通标标准技术服务有限公司，总部位于日内瓦）是全球最为知名的第三方检验机构之一。由于不少非洲和中南美国家的贸易商因本国进出口商品检验能力有限等多种因素，普遍认可 SGS 检验。目前，SGS 在中国广东、上海、青岛等多个城市设有分支机构，可根据客户的需求开展检验业务。更值得一提的是，SGS 已与我国官方机构 —— 国家商检局建立了合作关系。国家商检局指定中国进出口商品检验总公司（CCIC）代为办理装船前检验，辽宁、北京、天津、河北、山东、湖北、海南、广东等地的 CCIC 分支机构已获得代理权，能够签发 SGS 的检验报告。事实上，众多商品的常规检验项目通常涵盖质量、重量、卫生、重金属检测等多个方面。至于检验证书的具体名称，可根据客户的需求进行选择。虽然证书的标题可能有所不同，但其内容本质上是一致的。
PART 9 原产地证
一般原产地证CERTIFICATION OF ORIGINA & 普惠制原产地证GSPFORMA
原产地证书分为一般原产地证书（CERTIFICATE OF ORIGIN）和普惠制原产地证书（GSP FORM A）。原产地证书是证明出口货物生产和制造地的重要文件，相当于出口产品进入国际贸易领域的“身份证”。进口国可根据此证书对进口货物实施不同的关税政策或决定是否进行贸易限制。中国的原产地证书采用固定印刷格式，通常由商检局签发。出口企业若想申请办理此类证书，需先在当地完成企业注册登记，才能获得申请签证的资格。普惠制是发达国家为发展中国家出口的制成品和半制成品提供的一种普遍、非歧视且非互惠的关税优惠制度。普惠制产地证书是按照给惠国的要求出具的，能够证明出口货物原产于受惠国的文件，从而使货物在给惠国享受优惠关税待遇。该证书同样通常由商检局签发，出口企业在申请时需向当地商检局提供必要的证明文件和依据，首先完成企业注册登记，之后才能申请签证。此外，原产地证书和普惠制证书也可由各地的贸易促进会和商会（在许多地方这两个机构是合署办公）签发，其格式与商检局出具的证书相同，仅在盖章上有所区别。
PART 10 受益人声明BENEFICIARY CERTIFICATION
受益人声明（BENEFICIARY CERTIFICATION）只出现在信用证下（受益人本身就是信用证操作方式中的术语，一般指出口商）。如果不是信用证操作的话，一般叫做厂商声明（SUPPLIER DECLARATION）或类似表述。
受益人声明主要用于不便或无法用官方文件证明的，客户要求做到的事宜，或其他一些类似于保函（保证承担某些责任或某些可能产生的责任的声明）的内容。书写上无规定格式，只需要列标题为BENEFICIARY CERTIFICATION，行文上有“WE HEREBY CERTIFICATE THAT…”后面加上客户所需声明的内容，再落款盖章即可。
范例如下：
BENEFICIARY CERTIFICATION
DATE: 08. OCT. 2005
WE HEREBY CERTIFICATE THAT COPY OF ALL SHIPPING DOCUMENTS HAVE BEEN FAXED DIRECTLY TO XXXXX WITHIN 5 DAYS AFTER FROM
B/L DATE.
FUDA IMP&EXP CO., LTD.NO.88 XINHUA RD, SHANGHAI, CHINA 200020https://wxa.wxs.qq.com/tmpl/lr/base_tmpl.html
PART 11 船公司/货运人声明（FORWARDER CERTIFICATION
船公司/货运人声明（FORWARDER CERTIFICATION）性质和格式类似于受益人声明的文件，由船公司或货运公司出具。
多用于证明货运公司在承运操作中符合客户要求。常见的类型有声明船龄符合要求（比如15年内），声明不悬挂以色列旗帜（常见于中东客户要求）等。
PART 12 出口收汇核销单
出口收汇核销单是由国家外汇管理局统一分配的外汇收入申报管理单据。
在出口前，先向外管局领取，按格式填好后作为出口报关单据之一交给海关，海关清关后盖章退回。在收到国外付款后，连同银行收汇水单一并交到外汇管理局办理核销，然后才能办理退税。PART 13 出口货物报关单
出口货物报关单在出口报关时填制并提交海关。不过目前除大型外贸公司或出口企业外，众多出口商一般委托货运代理公司一并代理报关事宜。
出口报关单一式六联：海关作业联、海关留存联、企业留存联、海关核销联、出口收汇联、出口退税联。清关后，退回收汇联和退税联。
PART 14 信用证L/C
进口地银行根据进口商提交的信用证开证申请书开立出信用证的同时，将自动生成一份信用证通知书，出口商可凭此通知书前往出口地银行领取信用证。
PART 15 其他单据
在实务中偶然还会有见到其他的单据，例如：
海关发票（Customs Invoice）
海关发票是出口商根据进口商海关的要求提供的一种单据。其基本内容与普通商业发票相似，通常由进口国海关统一制定格式并提供。这种发票主要用于进口国海关的统计工作、核实货物的原产地以及审查进口商品价格构成等方面。各国海关官方网站上通常可供下载相关格式。例如，加拿大的领事发票（Consular Invoice）是一种特殊发票，由进口国驻出口国的领事机构出具。领事发票详细列明出口货物的信息，旨在防止外国商品低价倾销，并作为计算进口税的依据，从而助力货物顺利通关。出具领事发票时，领事馆一般会根据进口货物的价值收取一定费用。这种发票主要在拉美国家较为常见。
汇票（Draft）
汇票是由出票人签发并由付款人按约定的付款期限（即期或远期）对指定的受款人条件支付一定金额的指令。一般出现在信用证操作中，由银行提供空白票据，出口商填写，付款人签字以确认付款。了解这些单证知识以后，我们对外贸就有个清晰的流程概念：
1．外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。
2．交易确认以后，制作外贸合同。3．准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检放行单等报关出口。4．报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。5．交货付运后，得到三证三副提单。6．制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。7．凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。在外贸业务中，单证通常以成套形式出现，按照客户要求，将相关单证组成一套，用于货物交付、转售及货款收付等环节。制作单证时需遵循“单证一致，单单一致”的基本原则：在信用证操作时，确保单证符合信用证要求；同一套单据中，相同栏目内容应保持一致，例如货物数量在发票、装箱单及其他单据中均需一致，包括计量单位；若提单中标注唛头，发票中则不能显示“N/M”（无唛头）。每份单据都需注明出具日期，且外贸操作对各类单据的日期有明确规定，要求签发日期符合逻辑并遵循国际惯例。一般地，作为收款用的全套单据，日期以提单上的ON BOARD DATE为基准，来确定各单据的日期：
发票（INVOICE）日期一般早于所有单证；装箱单（PACKING LIST）一般与发票同日，必须在提单日之前；提单日（ON BOARD DATE）不能超过L/C规定的装运期；保单（INSURANCE POLICY）的签发日应早于或等于提单日期，不能早于发票；产地证（C/O、FORMA）不早于发票日期，不迟于提单日；商检证（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提单日期，但也不能过早于提单日；受益人证明（BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提单日；船公司证明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提单日；汇票（DRAFT）日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。
