单证风险之完善合同条款规避出口风险

合同对 国际贸易 中买卖双方的责任、权利、义务、费用和风险等进行了明确的划分,具有法律效应。对出口商而言,合同既是对买家应该履行义务的一种明确规定,同时更多的是自己必须履行的义务的一种界定。制定一份完善的合同,起码应做到:对合同每一个条款理解准确、深刻,交易磋商时细心、全面,缮制合同时严密、完整,履约时一丝不苟、及时沟通。这需要业务人员具备扎实的 进出口 相关知识和丰富的经验,外语水平过硬,并且熟悉有关法律知识和 国际贸易 惯例。
  合同条款理解须透彻
  一份完整的出口合同要对交易各环节、各要件做出明确的规定。合同规定的每一条款,采用的每一惯例,都有其具体内容,都是日后履约的依据。而各条款之间以及条款和惯例之间又常有一定的联系。同时,所有的条款既可以看作是对自己应履行义务的一种明确规定,同时也可以看作是对卖方的一种制约。
  例如,商品作为 进出口 合同的物质基础,对其品质的约定是整个合同中最重要的内容。如何确定卖方交货的品质、数量和包装又涉及合同中的商品检验条款。在 商检 条款中, 商检 机构和检验期限的科学合理的约定不但是对买方行使复检权的保证,而且也是一种限制;再者,复检权及其行使期限是卖方对自己商品品质实行有效保护的有效途径。
  目前,不少出口公司的固定格式合同上规定以货物出运时中国 商检 局出具的商检证作为商品数量、包装和品质的最终依据。事实上,据中国国际经济贸易委员会副主任萧志明先生介绍,这个条款的不对等性剥夺了买方重新检验的权利。按照国际惯例,买方收到货物后,并不等于买方接受货物,买方仍有一个合理的机会有权对货物进行检验。
  但在合同中,卖方应该对买方的复检权在文字上作一个限制。如规定货物到岸后多少天内对方有重新检验的权利,但必须是由"双方同意的"权威检验机构出具的检验证书。"双方同意的"这几个字非常重要,因为国外的很多公证机构是民间性质,而且不具备权威性, 国际贸易 中如果有恶意商人在质量、数量等问题上挑刺的话,就可以串通公证机构来坑害卖主。
  一般的涉外经济合同大体上包括商务条款(包括技术条款)和法律条款两个部分,而这两个部分又是相互配合不可分割的。所以,在使用时,应注意保持合同的完整性,不应为了在某些条款(如价格条款)上的讨价还价而放弃或忽略其它重要的条款(如解决争议条款),如不可抗力条款、仲裁条款等,往往是不可或缺的。
  交易磋商细心全面
  据萧先生介绍,国际贸易中卖方违约的主要表现是:不交货;不按时交货(延迟交货和提早交货);所交货物与销售合同不符(品质、规格、型号、包装、数量等)。在目前"买方市场"下,卖方有意违约的比例不大。他认为,现在很多卖方违约是因为他在交易磋商中对自己的履约能力没有正确估计造成的。从以下案例中可以看到磋商环节的疏忽大意给出口商自己造成了多大的麻烦.
  中国的某出口公司与一家埃及的客户谈妥了一笔外商指定的一工厂生产的化工品的出口业务,合同规定20天内装运,价格条件: FOB 上海,同时,外商指定了一家 船公司 为承运人。因为成交价格相当不错,该出口公司的业务员毫不犹豫就和买家签下了合同。但之后联系供货厂家,方得知该厂的这一产品目前在国际市场上非常畅销,接到的 定单 已经排到了2个月后,所以根本不可能在20天内交货。该出口公司遂与买家协商,希望延期交货,或者改为其它厂家的产品,客户无法接受,该出口企业只好高价从另外一家 外贸 公司手上买下一批合同所要求的货物来履约。结果是,在签合同时,本来预算有利可得,但后来为了履行合同反而亏损了几千美元。
  以上案例中,该出口公司在磋商中如果多做一点工作就不会到后来陷入被动的境地。成交价格好当然是一个诱人的因素,但不能只为了价格而忽略其它。外商既然指定了产品必须是一家工厂生产的,那么出口公司起码应该在答应外商的条件前,向该工厂查询他们的供货情况。
  从事文具生产和出口的浙江三木实业有限公司,有一套合同评审制度,有效地将风险化解在磋商阶段。其 进出口 部经理朱振超先生介绍,在同外商洽谈的时候,业务人员必须将客户提出的各项条件详细地记录下来,比如他们要求的产品种类、型号、颜色、数量、包装、价格、交期、付款方式等等,然后由公司总经理和各个部门的负责人,包括生产部门、业务部门、财务部门,一起对合同执行的可行性进行评审。
  在尽量满足客户要求的前提下,该企业会对自己的履约能力进行全面检查,比如,交货期能否做到、大 定单 数量生产能力能否满足、质量包装方面的特殊要求能否达到。经过这些程序,除非有不可抗力发生,合同的执行一般不会出现问题。中小企业抗风险能力低,但各部门之间容易协调、控制和管理,不妨借鉴一下这种做法。
  科学措辞内容准确
  洽谈阶段的细致工作是签订完善合同的前提,但具体的缮制工作更是不容忽视。萧先生总结他所仲裁过的合同纠纷后,说:"一份合同的措辞得当可以减少不少的潜在风险,增加交易中的安全性。一份 外贸 合同,在文字陈述上要尽量做到科学、灵活、严密、完整。"
  中国A公司同新加坡B公司签订合同,出口一批童装。洽谈中,B看过A提供的样品,同意以此作为交货的品质标准。而出口合同的品质说明中只简单写明了规格、质料、颜色。商检条款为"货到港30天后外商有复检权"。货到新加坡后买家提出"颜色不正、缝制工艺粗糙",并且提交了新加坡一家检验机构的检验证书作为依据要求退货和赔偿。
  A公司辩解货物是凭样品成交,样品经新加坡B公司确认过。B指出合同中并没有写明"凭样品成交"字样,也没有写明样品编号;况且,A公司没有封存样品作为证物。A公司解释纺织品按常识会存在色差问题。B公司回应合同中品质说明中没有注明所交货物会有色差。
  A公司又表示不接受B公司的检验证书,认为B公司所找的检验机构不具权威性,没有征得A公司的同意。B公司辩解合同上只承诺B有复检权,并没有指明检验机构的名称或者必须经由A公司同意。A意识到即使提交仲裁机构,自己也无法提交有力证据,所以,只好在价格上答应新加坡公司做出的降价要求,才使争议得以解决。
  出口合同中品质和商检两个条款往往引发争议。如上述案例,由于合同中品质和商检两条款的措辞不严谨,规定有漏洞,因此,B公司利用了其中的缺陷。他介绍,合同中品质的表达方法有凭说明和凭样品表示两种,两种方式的陈述都要求既准确又保持必要的灵活性。
  有的商品的品质必须写明一个机动幅度,即允许卖方所交货物的品质指标有一定幅度的差异,像鸭绒,含绒量为90%,允许+/-1%。至于凭样交易的情况,无论合同上有无上述规定,卖方均有义务使所交货物与样品完全一致。如果发生货物的品质与样品不符,买方有权解除合同,拒绝收货并要求赔偿损失。
  因此,对于根据买方来样成交或因制造技术上确有困难不能做到与样品一致的商品,卖方应该在合同中保留类似的描述:"交货与样品近似";"品质与样品大致相同";"品质接近样品";等等。
  案例中A与B公司是凭样品成交,那么,在合同的品质条款中,除列明商品的名称、商标/牌号、规格、型号等必要项目外,还要明确是凭卖方和买方的样品、样品的编号、寄送样品的日期及有关寄送样品的函电,不能简单地只作一般描述。而且,服装类产品应该标明"允许有色差"。A公司如果在合同中列明了这些内容,就不至于在B公司提出质量问题时有理说不清了。
  萧先生还提醒出口商,除了具体的实质性业务条款的严格把关外,还应该注意同时商定违约条款。可能你已经备好货,但买家迟迟没有开出 信用证 ,或者本来由买方指派的 船公司 迟迟没有安排装运,造成码头堆存费用,或者买家根本不要货了。所以,在出口合同中要明确规定买家开立 信用证 的时间,或在 FOB 成交的情况下买家派船应抵达合同规定的装运港的时间,同时还要商定如果买家违约的情况下,买家应承担何种违约责任、负责哪些损失,当不能履约是由买家造成时,出口商就可以向买家提出相应的索赔。
  正如黄先生所说,合同的每一个条款都很重要,因为无论哪条出了问题,你都会遇到麻烦。比如装运条款中,在订立出口合同时不能确定在何处装运或各处可供装运的数量时,就可以多规定几个装运港,或干脆只规定"中国主要 港口 (CMP-Chinese Main Ports)"。
  但目的港规定必须明确具体,既要选用有班轮停靠的基本港,又一般不能使用"欧洲主要 港口 "这样笼统的字句,因为国际上对此并无统一解释,并且不同 港口 的装卸条件、费用有天壤之别。如出口到没有直达船或虽有直达船而航次很少的港口,合同中应规定"允许转船"字样。
  合同审查
  在一份合同已经拟就,要签字生效的时候,有必要再进行一次仔细的审查,作最后的把关。细读一遍合同,看文字上有无错漏:小数点有没有标错、数量上有没有将"个"写成"打"、标价的货币有没有写错、有没有将"桶"写成"纸箱", 英语 描述是否准确,等等。然后是看看各条款之间是否互相矛盾,如数量上标明了溢短装,金额上有没有做出相应的表示。
  除了审查这一关外,对出口合同的管理工作也非常重要。首先合同的编号和档案管理,现在许多出口企业都已使用计算机进行管理,但与此同时,仍有必要将与每一个合同有关的单据、资料和往来函电的正本或没有正本时的复印件(副本)保存在一个专门的档案袋里,便于日后查用。因为这些交易过程中收发的信件、传真或电子邮件等文件有可能构成对合同的补充或修改,成为日后处理双方争议或纠纷时的书面依据。
  最后,出口商在订立重大或内容复杂的合同时,应主动向法律专家、会计师、资深的出口业务能手等咨询。