外贸单证工作的基本要求

国际商务单证的质量如何，不但关系到能否迅速收汇和接货，同时也从一个侧面反映出一个国家的科技文化水平。本文从外贸单证的缮制角度出发，针对制作外贸单证的一些普遍性、原则性要求展开论述，为外贸单证缮制工作提供一些参考。
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　　国际商务单证的质量如何，不但关系到能否迅速收汇和接货，同时也从一个侧面反映出一个国家的科技文化水平。所以，单证不能随意地缮制，其不仅要与合同或信用证相符，还必须符合有关的商业惯例、法令法规及实际需要。外贸单证工作的总要求是“四个一致”。即，“单单一致、单证一致、单货一致、单同一致”。
　　“单单一致、单证一致”是信用证业务最基本、最重要的要求，是卖方安全收汇的保障，但是在实际业务中卖方还必须做到单据与所交的货物一致以及单据与货物买卖合同相一致。
　　按照单证的格式填写具体的内容被称为单证制作。不同的单证有不同的填写规范，但是制作单证也有一些普通的、原则性要求，这些要求可以总结为“正确、完整、及时、简明、整洁”。
　　▲▲一、正确
　　正确是外贸单证制作的前提和核心，单证不正确就不能达到安全收汇的目的。《UCP600》 规定：“信用证指一项不可撤销的安排，无论其名称或描述如何，该项安排构成开证行对相符交单予以承付的确定承诺。”，同时规定“相符交单”是指：“与信用证条款、本惯例的相关适用条款以及国际标准银行实务一致的交单”。
　　在信用证支付方式下，正确就是指：一方面是要求各种单据必须做到“四个相符”，即单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与货物相符、单据与贸易合同相符；另一方面则要求各种单据必须符合有关国际惯例和进口国的有关法令和规定。
　　再跟单托收业务中，虽然对单据正确性的要求不像信用证业务那样严格，但如不符合买卖合同的规定，也可能被进口商借故拒付货款或延期付款。
　　▲▲二、完整
　　单证的完整性是构成单证合法性的重要条件之一，单证的完整性一般包括三个方面的内容：
　　（一）各种单证的种类要完整
　　外贸单证在通过银行议付或托收时是成套而不是单一的。在信用证业务下，进口商需要哪些单据，每种单据各需多少份，一般都在信用证中表明，出口商只有按规定提交全部合格单据，开证行才保证付款。然而，随着国际贸易的不断发展，进口商为了更好地维护自己的利益，通过信用证要求的单据越来越多，除商业汇票、商业发票、装箱单、海运提单、保险单、产地证等主要单据外，还要有各种附属证明及办理有关事项的收据，如各种受益人证明、船公司的船龄证明、船级证明、“装船通知”的副本、寄单的邮局收据等，这些单据都要经过一定的手续和事先联系才能取得。因此，在制单、审单的过程中必须密切注意，及时催办，以防遗漏或误期，以保证全套单据的完整。
　　（二）每一种单据本身内容必须完备
　　任何单证都有其特定的作用，而这些特定的作用又是通过其特定的格式、项目、内容、文字、签章等表现出来的。如果格式使用不当，项目漏填，内容不完整，文字不通，签章不全，就不能构成一份有效的文件，也就不能被银行接受。如海关发票需要进口国海关制定的固定格式而没有使用；单据上需要背书的没有背书；更改处需加盖更正章的没有加盖，都会引起严重的后果。在实际业务中也曾经出现过商业发票因漏打贸易术语，海运提单因漏打运费支付项目而遭拒付。
　　【例】某一公司曾出口阿联酋一批货物，信用证方式支付，证中规定贸易术语为CIFDubai，但在缮制商业发票时没有显示贸易术语，交单时遭到了银行的拒付。该出口商认为，虽然发票上未显示贸易术语，但海运提单注明了“运费已付”并提交了保险单，说明了该批货物是按CIF条件成交的，但银行仍不同意付款，经与买方反复磋商后收回了90%的货款，使出口商蒙受了很大的损失。
　　（三）单据的份数须齐全
　　完整还要求出口人所提供的各种单据的份数要如数交齐，不能短缺。
　　▲▲三、及时
　　在国际贸易中，外贸单证的时间性是很强的，单证工作的及时性要求主要体现在两个方面：
　　（一）出单要及时
　　各种单据的出单日期必须合理、可行，也就是说，每一种单据的出单日期不能超过信用证规定的有效期限或按商业习惯的合理日期。例如：提单的日期不得迟于装运期限；保险单的日期不得迟于提单的装运日期；装船通知书必须在货物装运后立即发出等。同时还应注意各种单证之间日期不能相互矛盾，如果这些日期错了同样会造成单证不符。 　　（二）交单要及时
　　单据制好后，应在信用证的有效期和交单期内送交银行办理议付结汇手续，争取早日结汇。在可能的情况下，最好在货物装运前，先将有关单据送交银行预审，以便早日发现问题及时予以修正，这样可以避免在货物出口后，因单证不符而被拒绝。《UCP600》规定，信用证必须规定一个交单的截止日。受益人或其代表必须在不迟于本惯例所指的发运日之后的二十一个日历内交单，但是在任何情况下都不得迟于信用证的截止日。由此可见，是否及时交单很大程度上决定了出口人能否安全收汇。
　　▲▲四、简明
　　单据的内容应按信用证规定和国际贸易惯例填制，力求简明，力戒繁琐。简化单证不仅可以减少工作量和提供工作效率，而且也有利于提高单证质量。为简化单证，《跟单信用证统一惯例》（国际商会第600号出版物）第18条c款规定：“商业发票上的货物、服务或履行行为的描述应该与信用证中的描述一致。”如棉布类商品，除商业发票外，除非信用证另有具体规定，在提单、保险单单收据中的货名栏内，都可使用“Cotton Piece Goods”这一统称。
　　▲▲五、整洁
　　单据的布局要美观、大方，格式的设计和缮制应力求标准化和规范化。如果说正确和完整是单证的内在质量，那么整洁则是单证的外观质量。单证的外观质量在一定程度上反映了一个国家的科技水平和一个企业的业务水平。一些重要的单据，如提单、汇票等的金额、数量、件数、重量等主要项目，一般不宜更改。各种单证的更改都应有一个限制点，不允许在一份单子上作多处改动，否则容易产生错觉，导致不必要的麻烦。
　　近年来，随着世界进出口贸易日益发展，外贸单据的工作量日益增加，单证工作中明显出现了单证种类多，工作环节多、工作程序复杂、单证流转不快 、单证质量不高等一系列问题。诚然，纸质单证（相对于电子单证）作为进出口贸易的重要凭证已经使用了很多年，在国际贸易中起过十分重要的作用。然而，由于上述种种原因，社会各方面人士都认识到纸质单证工作效率太低，已经开始给国际贸易的发展带来严重的障碍。因此，早在上个世纪五十年代国际贸易界就出现过单证改革的浪潮。几十年来，由于科学技术的进步，一些新的科技工具已逐步应用于贸易领域。如单证制作和管理的电脑化，单证传递的电讯化等。然而，近年来单证工作的改革中最引人注目的是制单中EDI方式的出现及开立信用证中大量使用SWIFT方式。