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服装行业外贸跟单业务流程与技巧

文章简要分析了服装外贸跟单员在服装出口企业中的重要性,并结合实际理论分析了服装外贸跟单的业务流程以及当中要注意的细节及技巧。
  关键词:服装外贸跟单;职责;业务流程
  
  一、前言
  
  服装业一直是我国国民经济的支柱产业,也是出口创汇的重要支柱之一。随着近年服装出口量的迅速增长,行业内部竞争也与日俱增。服装外贸跟单员是服装出口企业生产经营管理的重要组成部分,跟单素质的优劣直接影响到已获定单的顺利完成与是否能够获得更多的定单,从而影响到企业的利润与存亡。因此,既熟知服装加工技术,又掌握贸易规则、懂得按国际惯例办事的优秀服装贸易跟单人员是服装出口企业的制胜法宝。
  
  二、服装外贸跟单员的职责和意义
  服装外贸跟单员的主要职责是从争取国外客户的定单至严格按照客户要求全程地跟踪、配合具体的加
  工部门将国外的订单按质、按量、按时完成并顺利出货的过程,也是外国采购商、服装出口企业与生产工厂三者之间的桥梁。
  优秀的服装外贸跟单员能够减少工作错误,提高企业生产效率。如:跟单员负责反馈客户意见并下达生产指令,生产指令即使有细微的差错,都会延误生产进度或严重时会造成客户拒收整批货物。优秀的服装外贸跟单员能保证产品质量,提高客户对服装出口企业的信任。如:在生产过程中有时会遇到因客户资料问题导致某些工艺上的不合理之处并影响服装的外观及实用性,这需跟单员提醒客户及与客户落实可行的处理办法。
  
  三、服装外贸跟单的业务流程
  
  服装外贸跟单的接单及跟单程序一般为:客户询盘?报价?得到客户定单?安排工厂打样供客确认?大货投产?出货?后期事项。
  
  1.接单
  根据不同的客户,接单的程序也有所不同。通常,百货公司等非品牌服装公司下单前只需要根据提供的原样或资料进行报价,价格及货期等事宜双方协商一致后即可下大货定单。而品牌类服装公司在下单前一般需要生产销售样,销售样的数量根据客户要求而定,销售样品质及颜色均需按客人要求特别定做,就像微型的大货生产一样,由于数量少(通常远低于工厂的生产起定量)要求高故销售样操作起来有一定的困难。在销售样到达客方后通常1――2个月内会收到大货下单信息;有时也会因销售情况不-理想,部分款式会没有大货定单。
  
  2.大货投产
  (1)大货前需确认的样办
  在接获外国客户大货定单后,服装外贸跟单员(以下简称跟单员)需根据客户提供的大货生产资料下达生产命令及大货合同给工厂。在大货投产前,跟单员需提交大货色样、大货布、大货物料给客户确认,客户确认接受后还需根据客户的要求生产一系列的产前确认样,如:尺寸跳码办SIZE SET SAMPLE(为-节省时间,通常客户可接受用正确品质的面料及代用的颜色和物料生产)、产前办pp SAMPLE(必须用正确的面料辅料生产,代表大货标准)、大货生产办-PRODUCTION SAMPLE(因产前办存在未能尽善尽美的地方,有些客户会要求做大货生产办)。产前确认样确认后,方可进行大货生产。   (2)跟单员需注意的细节   ①对颜色:批核颜色样时要先弄清楚客户是在自然光还是在指定灯光下对色,不同光源下看颜色会有偏差。②订购拉链时,一定要注明成衣是否要洗水,洗水方式是什么,因为除估计缩水率问题外,拉链厂会根据成衣是否洗水而做不同的拉链头。如果成衣不需要洗水,拉链厂会做安装好拉手的普通头成品拉链;如果成衣需要洗水,则会将拉手与拉链分开(ZA头),届时服装工厂在成衣洗水后,再自行安装拉手,以免洗水过程中损坏。④订购织带时,要问清楚织带厂织带的缩水率有多少?并提前问织带厂要2米织带试缩水率,订购时一定要将缩水率及损耗率算进去。大货织带回厂后,还要提醒工厂做洗水测试,试验织带的色牢度,缩水率,品质等,不要等车到衣服上才发现有品质,脱色,缩水率大等问题。
  
  3.出货
  (1)确认出货日期
  一般在出货前1星期,跟单员必须对订单的交货日期进行评估。如果发现交货日期紧张的情况,需根据具体情形提前与客户商议延期出货,同时敦促生产工厂想尽办法赶货,以及逶知船务部务做好相应的文件与定仓准备。
  (2)验货
  出货前跟单员需安排好QC对货物进行中期及尾期查验,如是客户亲自验货或客户委托第三方验货则需提前做好预约验货安排。QC验货报告查验通过,方可出货。
  (3)船样
  出货前,跟单员须提交大货船头样给客户确认,一般情况下须由客户确认接受大货船样品质后方可安排出货。
  (4)出货的相关工作
  根据合同的规定及与客户协商的最后结果,及时安排出货。通知船务部门做好相关的出货文件及货款回收文件安排。
  
  四、结语
  
  服装行业最明显的特征就是多变性、季节性和多样性,因此跟单员的工作综合复杂性高,需要具有较高
  的责任心、协调与沟通能力,同时还需要具备外贸知识素质、行业知识素质与管理素质。优秀的跟单员能对生产中出现的问题作出灵敏的反应并及时指正,使问题消灭在萌芽状态。

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